Sổ cái là gì? Đây là thuật ngữ rất thông dụng đối với những người làm kế toán. Tuy nhiên vẫn còn nhiều người chưa hiểu sâu về thuật ngữ này. Trong bài viết này, CÔNG TY PHẦN MỀM FAST sẽ giải đáp về khái niệm sổ cái là gì cũng như các vấn đề liên quan đến sổ cái.
Sổ cái là gì?
Sổ cái hay còn gọi là sổ kế toán tổng hợp, dùng để tổng hợp những nghiệp vụ tài chính phát sinh dựa trên tài khoản kế toán. Đây có thể là tài sản, doanh thu, vốn chủ đầu tư, chi phí sản xuất…
Với mỗi tài khoản sẽ được mở một hoặc nhiều trang trong sổ cái nhằm mục đích ghi chép thông tin theo niên độ tháng/năm/quý.
Tóm lại, sổ cái là sổ kế toán tổng hợp, được dùng để ghi chép mọi thông tin giao dịch của doanh nghiệp trên từng tài khoản. Những số liệu trong sổ cái sẽ được người phụ trách tổng hợp lại, đến cuối mỗi kỳ sẽ khóa lại. Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ phản ánh được tình hình kinh doanh, tài sản đang có. Đồng thời, có thể dùng số liệu này để kiểm tra sự chênh lệch và nắm được tình hình tổng quát nhất.
Đặc điểm của sổ cái
Khi bắt đầu làm việc với sổ cái, kế toán viên cần nắm rõ được những đặc điểm cơ bản của loại sổ này để làm đúng yêu cầu:
-
Có thể mở linh hoạt một hoặc nhiều trang liên tiếp và liền kề trong sổ cái. Mục đích để ghi chép đầy đủ, khoa học trong niên độ kế toán.
-
Sổ cái được mở cho từng tài khoản khác nhau ở doanh nghiệp.
-
Mọi số liệu về đầu kỳ, cuối kỳ hoặc biến động đều được ghi chép chính xác, đầy đủ trong sổ cái tài khoản.
-
Thông tin sẽ được hệ thống hóa dựa theo từng đối tượng hoặc theo tài khoản mở sổ.
-
Sổ cái được xem như cuốn lịch sử thể hiện sự phát triển của doanh nghiệp.
-
Sổ cái cho phép mở bất kỳ loại tài khoản nào.
Sổ cái kế toán có ý nghĩa gì?
Sổ cái mang đến những ý nghĩa quan trọng như sau:
-
Là cơ sở để kế toán viên dựa theo và làm báo cáo tài chính theo quy định pháp luật.
-
So sánh tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp dễ dàng xác định được doanh thu, lợi nhuận hay thua lỗ. Để từ đó, đưa ra những chiến lược kinh doanh khác phù hợp hơn.
-
Là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra những quyết định khác nhau dựa vào:
-
Tình hình doanh thu (lỗ hoặc lãi).
-
Những khoản thu/chi bất thường được phát hiện và làm rõ.
-
Sự rõ ràng về các con số.
-
Tra cứu và đối chiếu dễ dàng hơn.
-
Ý nghĩa của sổ cái kế toán
Các loại sổ cái kế toán phổ biến
Hiện nay, có rất nhiều loại sổ cái khác nhau, mỗi loại đều có mục đích sử dụng khác nhau của doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại sổ cái phổ biến nhất bạn có thể tham khảo:
Dựa vào hình thức
Dựa vào hình thức, sổ cái kế toán gồm có 5 loại sau: Hình thức nhật ký chung, hình thức nhật ký – sổ cái, hình thức trên máy tính, hình thức nhật ký chứng từ và hình thức chứng từ ghi sổ.
Trong đó, hình thức nhật ký chung và hình thức nhật ký chứng từ là 2 loại sổ cái được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.
Dựa vào nội dung
Dựa vào nội dung, sổ cái kế toán được chia thành 3 loại như sau: sổ tổng hợp, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và chi tiết.
Các loại tài khoản trong sổ cái
Tất cả các loại tài khoản của doanh nghiệp đều lập sổ cái. Tuy nhiên, loại tài khoản nào được sử dụng trong sổ cái là vấn đề được nhiều người quan tâm. Dựa vào Thông tư 133, tài khoản kế toán được chia thành 9 loại như sau:
-
Tài sản gồm:
-
Tiền mặt – sổ cái tài khoản 111 hay còn gọi là sổ cái tiền mặt.
-
Nguyên liệu, vật liệu – sổ cái tài khoản 152.
-
-
Nợ phải trả (NPT).
-
Nợ phải thu (NPT) – sổ cái tk 131.
-
Vốn chủ sở hữu.
-
Doanh thu gồm:
-
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ – sổ cái tài khoản 511.
-
-
Chi phí sản xuất kinh doanh:
-
Giá vốn bán hàng – sổ cái tài khoản 632.
-
-
Thu nhập khác.
-
Chi phí khác.
-
Xác định chi phí kinh doanh.
-
Xác định kết quả kinh doanh – sổ cái tài khoản 911.
-
Hướng dẫn cách ghi sổ cái kế toán
Cách ghi sổ cái được thực hiện như thế nào? Nội dung dưới đây là hướng dẫn cách ghi sổ cái dựa trên 2 hình thức: nhật ký chung và nhật ký chứng từ.
Hướng dẫn cách ghi sổ cái kế toán
Cách ghi sổ cái dựa trên hình thức nhật ký chung
Sổ cái kế toán ghi theo hình thức nhật ký chung được quy định cụ thể, thống nhất dựa theo mẫu, gồm có:
-
Cột A: Ngày, tháng ghi sổ.
-
Cột B, C: Số hiệu và ngày nhân viên kế toán lập chứng từ.
-
Cột D: Những nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi rõ ràng.
-
Cột E: Chú thích rõ số trang trong sổ nhật ký chung.
-
Cột G: Số thứ tự dòng ứng với số ghi trong nhật ký chung.
-
Cột H: Số hiệu tài khoản đối ứng.
-
Cột 1, 2: Số tiền phát sinh của bên Nợ hoặc bên Có dựa theo từng nghiệp vụ kinh tế.
Đầu tháng, nhân viên kế toán sẽ ghi lại số dư đầu kỳ tại dòng trên cùng của cột nợ hoặc có. Cuối tháng, tính ra số dư dựa theo số tiền phát sinh tại bên nợ hoặc bên có. Đây là cơ sở để nhân viên kế toán lập bảng cân đối tài chính và làm báo cáo.
Khi sử dụng phần mềm kế toán, người dùng dễ dàng lên sổ cái cho một tài khoản hoặc sổ cái lên chi tiết cho nhiều tài khoản.
Sổ cái tài khoản 331 trên phần mềm kế toán Fast Accounting Online
Cách ghi sổ cái dựa trên hình thức nhật ký chứng từ
Cách ghi sổ cái theo nhật ký chứng từ được quy định như sau:
-
Hàng ngày: Kế toán viên sẽ lấy số liệu của các chứng từ để ghi vào nhật ký chứng từ. Số liệu này phải là số liệu được kiểm tra và thông qua. Đó sẽ là những số liệu về chi phí sản xuất, chi phí quản lý, các phí phát sinh,…
-
Cuối tháng: Nhân viên kế toán sẽ khóa sổ, các số liệu được sử dụng để đối chiếu và kiểm tra so với các loại hồ sơ. Sau khi đã được thông qua, các số liệu được ghi vào sổ cái. Bảng tổng hợp chi tiết cũng được lập theo từng tài khoản.
Mẫu sổ cái theo Thông tư 200 và 133
Mẫu sổ cái được ban hành theo Thông tư số 133
Trên đây là những thông tin chi tiết về sổ cái kế toán. Thông qua đó, bạn sẽ thấy được ý nghĩa của sổ cái mang lại cho doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết này, bạn có cái nhìn cụ thể nhất về sổ cái. Nếu có thắc mắc gì thì hãy liên hệ với CÔNG TY PHẦN MỀM FAST để được nhân viên giải đáp chi tiết.
