Nguyên tắc và đặc trưng cơ bản
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, kể cả sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó, lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hiện tại, với phần mềm kế toán, các kế toán không cần phải ghi thủ công vào sổ nhật ký chung sau đó ghi lại vào sổ cái. Phần mềm kế toán Fast Accounting Online có thể hỗ trợ lên sổ nhật ký chung theo Thông tư 200 và Thông tư 133.
Hình thức kế toán sổ Nhật ký chung bao gồm các loại sau:
Trình tự ghi sổ nhật ký chung
Trình tự ghi sổ nhật ký chung như sau:
Cách ghi sổ nhật ký chung hàng ngày
Căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết nên ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi để ghi vào sổ cái theo tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào các sổ, thẻ kế toán liên quan.
Trường hợp nếu đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3 ngày, 5 ngày, 10 ngày,...) hoặc cuối tháng. Tuỳ vào khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt sẽ lấy số liệu để ghi vào tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cách ghi sổ nhật ký chung cuối tháng, cuối quý và cuối năm
Cộng số liệu ghi trên sổ cái rồi lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra, đối chiếu số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc: Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng với Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Kết cấu và phương pháp ghi sổ
Kết cấu bìa sổ Nhật ký chung được quy định theo mẫu ban hành trong chế độ này:
Cột A | Ghi ngày, tháng ghi sổ. |
Cột B, C | Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ. |
Cột D | Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của chứng từ kế toán. |
Cột E | Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi vào sổ cái. |
Cột G | Ghi số thứ tự dòng của nhật ký chung. |
Cột H | Ghi số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản ghi Nợ ghi trước, Tài khoản ghi Có ghi sau, mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng. |
Cột 1 | Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Nợ. |
Cột 2 | Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Có. |
Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ thì ghi số cộng trang trước chuyển sang.
Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký chung. Tuy nhiên, trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để giảm bớt khối lượng ghi sổ cái, doanh nghiệp có thể mở sổ nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó.
Các sổ nhật ký đặc biệt là một phần của sổ nhật ký chung nên phương pháp ghi chép được thực hiện tương tự như sổ nhật ký chung. Để tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ đã ghi vào sổ nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ nhật ký chung. Trường hợp này, căn cứ để ghi sổ cái là sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt.
Dịch