Bước sang năm 2026, hệ thống hóa đơn điện tử tại Việt Nam dự kiến đối mặt áp lực xử lý dữ liệu chưa từng có. Trước thực tế lượng hóa đơn tăng mạnh do thay đổi chính sách thuế và mở rộng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, cơ quan quản lý đang đề xuất cho phép doanh nghiệp lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng đối với một số lĩnh vực có tần suất giao dịch cao. Nếu được thông qua, đây sẽ là điều chỉnh quan trọng về thời điểm lập hóa đơn, giúp giảm tải hệ thống và tối ưu chi phí tuân thủ cho doanh nghiệp.
Hệ thống hóa đơn điện tử đứng trước nguy cơ quá tải
Theo số liệu công bố, riêng 6 tháng cuối năm 2025, hệ thống đã tiếp nhận hơn 3,7 tỷ hóa đơn điện tử và khoảng 2,7 tỷ hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, tương đương trung bình trên 900 triệu hóa đơn mỗi tháng – cao gấp nhiều lần so với giai đoạn trước.
Trong khi đó, hạ tầng kỹ thuật ban đầu được thiết kế với công suất thấp hơn nhiều so với tốc độ tăng trưởng hiện tại. Dự báo năm 2026, tổng lượng hóa đơn có thể tăng lên hàng chục tỷ hóa đơn mỗi năm nếu không có giải pháp điều chỉnh phù hợp.
Trước áp lực này, Bộ Tài chính đang lấy ý kiến sửa đổi Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), trong đó đáng chú ý là đề xuất cho phép lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng đối với một số lĩnh vực nhất định. Dự thảo cũng dự kiến hiệu lực sớm trong năm 2026 và có thể áp dụng từ thời điểm 01-06-2025, ngày Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực.
Vì sao cần cho phép lập hóa đơn tổng?
Gia tăng đột biến số lượng hóa đơn
Một số nguyên nhân chính khiến số lượng hóa đơn tăng nhanh gồm:
- Chuyển đổi từ hình thức thuế khoán sang kê khai theo doanh thu thực tế từ 01-01-2026.
- Bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với hộ kinh doanh, doanh nghiệp bán lẻ có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm.
- Sự bùng nổ của giao dịch nhỏ lẻ qua thương mại điện tử, ví điện tử, dịch vụ công cộng.
Với đặc thù giao dịch có giá trị nhỏ nhưng tần suất rất lớn, việc xuất hóa đơn riêng cho từng giao dịch khiến hệ thống xử lý dữ liệu tăng tải đáng kể.
Lợi ích khi lập hóa đơn tổng cuối ngày/tháng
Việc cho phép tổng hợp giao dịch để lập một hóa đơn chung giúp:
- Giảm số lượng hóa đơn phát hành mỗi ngày.
- Hạn chế nguy cơ nghẽn hệ thống tiếp nhận dữ liệu của cơ quan thuế.
- Giảm chi phí quản lý, lưu trữ và ký số hóa đơn.
- Rút ngắn thời gian phục vụ khách hàng tại điểm bán.
Đây được xem là giải pháp kỹ thuật linh hoạt, phù hợp với đặc thù các ngành có lượng giao dịch lớn với cá nhân không kinh doanh.
Những lĩnh vực nào được áp dụng?
Theo nội dung dự thảo, quy định mới dự kiến áp dụng cho các giao dịch với cá nhân không kinh doanh, tập trung vào nhóm ngành có tần suất phát sinh cao như:
- Dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm.
- Dịch vụ ví điện tử và trung gian thanh toán.
- Đơn vị phân phối điện khi thực hiện ngừng/cấp điện.
- Dịch vụ trông giữ xe, rạp chiếu phim.
- Hoạt động vận chuyển, giao nhận phục vụ sàn thương mại điện tử.
- Vận tải hành khách công cộng bằng xe buýt.
- Taxi sử dụng phần mềm tính tiền theo quy định của Luật Đường bộ.
Điểm chung của các lĩnh vực này là mỗi ngày phát sinh hàng nghìn đến hàng triệu giao dịch nhỏ, trong khi khách hàng cá nhân thường không có nhu cầu khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
Cách lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng
Nguyên tắc tổng hợp
Doanh nghiệp có thể:
- Tổng hợp toàn bộ giao dịch phát sinh trong ngày để lập 1 hóa đơn tổng cuối ngày; hoặc
- Tổng hợp giao dịch trong tháng để lập 1 hóa đơn tổng cuối tháng (đối với ngành có tần suất rất cao).
Nội dung thể hiện trên hóa đơn
Hóa đơn tổng cần ghi rõ:
- Dòng mô tả là “Hóa đơn tổng hợp cuối ngày” hoặc “Hóa đơn tổng hợp cuối tháng”.
- Tổng giá trị thanh toán.
- Tổng số giao dịch.
- Thuế suất và số thuế (nếu thuộc diện chịu thuế).
Không bắt buộc ghi chi tiết thông tin từng khách hàng cá nhân.
Thời điểm và cách gửi dữ liệu
- Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo sau ngày hoặc tháng tổng hợp.
- Dữ liệu hóa đơn vẫn phải truyền về cơ quan thuế theo quy định.
- Nếu khách hàng có yêu cầu riêng, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn cho giao dịch cụ thể đó.
Đối với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, dữ liệu từng giao dịch vẫn kết nối theo thời gian thực; hóa đơn tổng chỉ đóng vai trò tổng hợp phục vụ kê khai và giảm khối lượng hóa đơn phát hành riêng lẻ.
Tác động đối với doanh nghiệp và thị trường
Với doanh nghiệp và hộ kinh doanh
- Giảm số lượng hóa đơn phải ký số mỗi ngày.
- Tiết kiệm chi phí phần mềm và hạ tầng lưu trữ.
- Giảm rủi ro chậm lập hóa đơn khi hệ thống quá tải.
Với cơ quan thuế
- Giảm áp lực xử lý hàng tỷ hóa đơn riêng lẻ.
- Tập trung kiểm soát dữ liệu trọng yếu theo thời gian thực từ máy tính tiền.
Với người tiêu dùng
Khách hàng cá nhân vẫn đảm bảo quyền lợi vì có thể yêu cầu hóa đơn riêng khi cần. Việc tổng hợp không làm ảnh hưởng đến chứng từ thanh toán thông thường.
Về tổng thể, quy định này góp phần giảm chi phí tuân thủ cho doanh nghiệp, đồng thời duy trì hiệu quả quản lý thuế trong bối cảnh giao dịch điện tử tăng nhanh.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?
Dù dự thảo đang trong giai đoạn lấy ý kiến, doanh nghiệp nên chủ động:
- Rà soát hệ thống bán hàng, đảm bảo có chức năng tổng hợp giao dịch tự động cuối ngày/tháng.
- Kiểm tra khả năng tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử.
- Theo dõi thông tin cập nhật từ cơ quan thuế để điều chỉnh quy trình kịp thời.
Việc cho phép lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng được xem là bước điều chỉnh phù hợp trong giai đoạn hệ thống hóa đơn điện tử phát triển nhanh. Nếu chính thức ban hành trong năm 2026, đây sẽ là thay đổi đáng chú ý giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh vận hành ổn định hơn trước áp lực gia tăng số lượng giao dịch.
Trong bối cảnh quy định về thời điểm lập hóa đơn có thể thay đổi, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng tùy chỉnh linh hoạt là yếu tố quan trọng.
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử do FAST phát triển, đáp ứng đầy đủ quy định theo Nghị định 123/2024/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi. Phần mềm hỗ trợ:
- Kết nối hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
- Tự động tổng hợp dữ liệu bán hàng cuối ngày/tháng.
- Truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo chuẩn định dạng mới.
- Tích hợp với phần mềm kế toán và hệ thống bán hàng.
Việc chủ động nâng cấp hệ thống ngay từ giai đoạn dự thảo giúp doanh nghiệp sẵn sàng áp dụng khi chính sách chính thức có hiệu lực, hạn chế gián đoạn vận hành.