Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót từ 1-7-2026 

Từ ngày 1-7-2026, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được thực hiện theo các quy định mới về hóa đơn, chứng từ điện tử.

Ngày 30-6-2026, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC, quy định một số nội dung của Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP liên quan đến hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Trong đó, Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót từ ngày 1-7-2026.

Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ 1-7-2026

Tùy vào nội dung sai sót, người bán có thể phải thông báo cho cơ quan thuế, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế. Một số trường hợp còn cho phép xử lý nhiều hóa đơn sai sót bằng một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Lưu ý về chuỗi hóa đơn điều chỉnh, thay thế

Đối với hóa đơn thay thế, trường hợp hóa đơn sau tiếp tục phát hiện sai sót có thể xử lý theo chuỗi:

F0 → F1 → F2 → F3 → … → Fn

Đối với hóa đơn điều chỉnh:

F0 + F1 + F2 + F3 + … + Fn

Hóa đơn điều chỉnh đã lập trước đó không bị hủy.

Những nội dung nào không bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử?

Không phải mọi hóa đơn điện tử đều phải thể hiện đầy đủ tất cả các tiêu thức. Điểm 9 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung.

Không bắt buộc chữ ký số của người mua

Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, kể cả trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.

Nếu người mua là cơ sở kinh doanh và hai bên có thỏa thuận, đáp ứng điều kiện kỹ thuật để người mua ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn thì hóa đơn có thể có chữ ký của cả người bán và người mua theo thỏa thuận.

Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua.

Bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim

Nếu người mua là cá nhân và không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hóa đơn không nhất thiết phải có các thông tin này cũng như chữ ký số của người mua.

Tương tự, hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân cũng không bắt buộc thể hiện các tiêu thức này và chữ ký số của người mua.

Hóa đơn là tem, vé, thẻ

Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ, một số tiêu thức có thể không cần thể hiện như chữ ký số của người bán, thông tin người mua, tiền thuế và thuế suất GTGT.

Nếu tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải ghi đơn vị tính, số lượng và đơn giá.

Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không

Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không được lập qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử theo thông lệ quốc tế cho cá nhân không kinh doanh có thể không cần một số tiêu thức như ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn, thuế suất GTGT, mã số thuế, địa chỉ người mua và chữ ký số của người bán.

Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không cho cá nhân thuộc tổ chức thì chứng từ này không được xác định là hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp vận tải hàng không phải lập hóa đơn điện tử với đầy đủ nội dung theo quy định.

Hoạt động xây dựng, lắp đặt

Hóa đơn sử dụng cho hoạt động xây dựng, lắp đặt hoặc xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ hợp đồng không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng và đơn giá.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thể hiện các thông tin liên quan đến lệnh điều động, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng và phương tiện vận chuyển.

Một số tiêu thức như tiền thuế, thuế suất và tổng số tiền thanh toán không thể hiện trên phiếu.

Đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, nội dung thể hiện các thông tin liên quan đến hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất, kho nhận, hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền theo quy định.

Một số trường hợp đặc thù khác

Ngoài các trường hợp trên, quy định còn có những trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải thể hiện đầy đủ một số tiêu thức, gồm:

• Hóa đơn thanh toán Interline giữa các hãng hàng không theo quy định của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế.
• Hóa đơn doanh nghiệp vận tải hàng không xuất cho đại lý dựa trên báo cáo đã đối chiếu và bảng kê tổng hợp.
• Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ phục vụ hoạt động quốc phòng, an ninh theo quy định.
• Hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng.
• Hóa đơn điện tử ủy nhiệm.
• Hóa đơn thương mại điện tử.

Việc xác định các tiêu thức được miễn thể hiện cần căn cứ đúng vào từng loại hóa đơn và trường hợp cụ thể theo quy định.

Xử lý sự cố khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Điều 14 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định cách xử lý trong trường hợp phát sinh sự cố khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Người bán gặp sự cố

Nếu người bán gặp sự cố khiến không thể sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán liên hệ với cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ.

Trong thời gian khắc phục, nếu có nhu cầu sử dụng hóa đơn có mã, người bán có thể đến cơ quan thuế để thực hiện.

Hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố

Khi hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố kỹ thuật, Cục Thuế có trách nhiệm:

• Kích hoạt hệ thống dự phòng để duy trì hoạt động cấp mã.
• Công khai thông tin về phạm vi ảnh hưởng, thời điểm xảy ra và dự kiến thời gian khắc phục trên Trang thông tin điện tử của Cục Thuế.
• Trường hợp cần thiết, ủy quyền cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đủ điều kiện thực hiện cấp mã theo quy định.

Hạ tầng kỹ thuật của nhà cung cấp dịch vụ gặp lỗi

Nếu lỗi xuất phát từ hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, đơn vị cung cấp dịch vụ phải thông báo cho người bán, đồng thời phối hợp với Cục Thuế để xử lý.

Tổ chức cung cấp dịch vụ có trách nhiệm khắc phục sự cố trong thời gian nhanh nhất và hỗ trợ người bán lập, gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

Hệ thống quản lý thuế không tiếp nhận được dữ liệu

Nếu Hệ thống thông tin quản lý thuế gặp lỗi kỹ thuật khiến chưa thể tiếp nhận dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã, Cục Thuế sẽ thông báo trên Trang thông tin điện tử.

Trong thời gian hệ thống gặp sự cố, các tổ chức liên quan tạm thời chưa phải chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế.

Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi Cục Thuế thông báo hệ thống hoạt động bình thường trở lại, tổ chức kinh tế, tổ chức khác và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

Xử lý hóa đơn trong trường hợp bất khả kháng

Trong trường hợp bất khả kháng theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025, chẳng hạn chiến tranh, bạo loạn, đình công phải ngừng hoặc nghỉ sản xuất, kinh doanh hoặc các rủi ro không xuất phát từ nguyên nhân, trách nhiệm chủ quan của người bán khiến việc lập, cấp mã hoặc truyền dữ liệu hóa đơn không thể thực hiện đúng hạn, quy định cho phép xử lý như sau:

• Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi sự cố được khắc phục, người bán thực hiện lập và gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
• Người bán phải ghi chép giao dịch vào sổ sách kế toán.
• Đồng thời lưu giữ các tài liệu chứng minh trường hợp bất khả kháng theo quy định.

Việc lập, gửi hóa đơn hoặc chuyển dữ liệu quá thời hạn do các nguyên nhân thuộc trường hợp bất khả kháng được xác định theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi xử lý hóa đơn sai sót từ 1-7-2026?

Quy định mới đặt ra yêu cầu doanh nghiệp phải xác định đúng bản chất sai sót trước khi lựa chọn phương án xử lý. Không phải mọi lỗi trên hóa đơn đều phải lập hóa đơn mới.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần phân biệt rõ ba trường hợp: thông báo sai sót nhưng không lập lại hóa đơn, lập hóa đơn điều chỉnh và lập hóa đơn thay thế. Đồng thời, khi xử lý nhiều hóa đơn cùng sai một nội dung, cần kiểm tra điều kiện để sử dụng bảng kê theo quy định.

Việc lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế và kê khai thuế cũng cần được thực hiện thống nhất để số liệu trên hóa đơn, sổ sách kế toán và hồ sơ thuế phản ánh đúng giao dịch thực tế.