Trong quá trình hoạt động kinh doanh, hộ kinh doanh có thể phát sinh các khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ gia đình hoặc người sản xuất trực tiếp nhưng không có hóa đơn. Theo quy định mới tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, một số trường hợp mua hàng không có hóa đơn vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về chứng từ.
Việc nắm rõ các trường hợp được chấp nhận giúp hộ kinh doanh chủ động chuẩn bị hồ sơ, chứng minh chi phí hợp lệ và thực hiện đúng quy định thuế từ năm 2026.
1. 5 trường hợp mua hàng không có hóa đơn vẫn được tính vào chi phí được trừ
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế trong các trường hợp sau:
1.1. Mua sản phẩm nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra
Hộ kinh doanh được tính vào chi phí được trừ khi mua các sản phẩm như:
- Nông sản từ người trực tiếp sản xuất.
- Lâm sản từ người khai thác, sản xuất trực tiếp.
- Thủy sản từ người trực tiếp đánh bắt.
Trong trường hợp này, người bán thường là cá nhân sản xuất trực tiếp và không thuộc nhóm phải xuất hóa đơn, do đó hộ kinh doanh có thể sử dụng chứng từ thay thế theo quy định.
1.2. Mua sản phẩm thủ công từ người sản xuất trực tiếp
Các sản phẩm thủ công được áp dụng bao gồm:
- Sản phẩm làm từ đay, cói, tre, nứa, lá.
- Sản phẩm từ song, mây, rơm.
- Sản phẩm từ vỏ dừa, sọ dừa.
- Nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp.
Điều kiện áp dụng là sản phẩm do người sản xuất thủ công trực tiếp làm ra và bán cho hộ kinh doanh.
1.3. Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt
Trường hợp hộ kinh doanh mua phế liệu từ cá nhân trực tiếp thu nhặt cũng thuộc nhóm được phép ghi nhận chi phí dù không có hóa đơn.
Ví dụ:
- Thu mua giấy vụn.
- Thu mua kim loại, vật liệu tái chế từ người thu gom trực tiếp.
Hộ kinh doanh cần có đầy đủ chứng từ chứng minh việc mua bán thực tế.
1.4. Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra
Trường hợp mua lại tài sản, đồ dùng từ hộ gia đình hoặc cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra cũng được tính vào chi phí nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.
Ví dụ:
- Mua máy móc, thiết bị đã qua sử dụng từ cá nhân.
- Mua công cụ, dụng cụ phục vụ hoạt động kinh doanh.
1.5. Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh
Ngoài các trường hợp đặc thù trên, hộ kinh doanh còn có thể ghi nhận chi phí đối với hàng hóa, dịch vụ mua từ cá nhân, hộ kinh doanh thuộc trường hợp không phải xuất hóa đơn theo quy định.
Điều kiện áp dụng là người bán thuộc nhóm có doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng theo quy định.
2. Điều kiện để được tính chi phí khi mua hàng không có hóa đơn
Để các khoản mua hàng không có hóa đơn được chấp nhận khi xác định thu nhập chịu thuế, hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh.
Các chứng từ cần có gồm:
Chứng từ thanh toán cho người bán
Hộ kinh doanh phải có chứng từ chi trả tiền mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ.
Trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng cá nhân, hộ kinh doanh từ 05 triệu đồng trở lên thì phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt.
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ
Hộ kinh doanh cần lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định.
Bảng kê phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin kê khai.
Hồ sơ liên quan khác
Tùy từng giao dịch, hộ kinh doanh nên lưu giữ thêm:
- Hợp đồng mua bán (nếu có).
- Biên bản giao nhận hàng hóa.
- Phiếu nhập kho.
- Chứng từ vận chuyển hoặc tài liệu liên quan.
3. Quy định về khai thuế, tính thuế hộ kinh doanh từ năm 2026
Theo Luật Quản lý thuế 2025, từ năm 2026 hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện khai thuế, tính thuế theo nguyên tắc tự xác định nghĩa vụ thuế.
Đối với thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân
Trường hợp không thuộc đối tượng chịu thuế
Nếu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh xác định doanh thu trong năm thuộc trường hợp không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuế thu nhập cá nhân thì thực hiện thông báo doanh thu thực tế phát sinh với cơ quan thuế.
Trường hợp thuộc đối tượng phải nộp thuế
Nếu doanh thu thuộc diện chịu thuế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tự xác định số thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân phải nộp theo quy định.
4. Hỗ trợ khai thuế từ dữ liệu hóa đơn điện tử
Đối với hộ kinh doanh sử dụng:
- Hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Hệ thống thông tin quản lý thuế có thể tự động tạo lập tờ khai thuế dựa trên:
- Dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Dữ liệu quản lý thuế.
- Các nguồn dữ liệu khác do cơ quan thuế thu thập.
Điều này giúp hỗ trợ hộ kinh doanh trong việc kê khai, tính thuế và hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.
5. Quy định thuế đối với hộ kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử
Đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số, việc khai và nộp thuế được thực hiện theo từng trường hợp.
Trường hợp nền tảng có chức năng đặt hàng và thanh toán
Chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số có trách nhiệm:
- Khấu trừ số thuế phải nộp.
- Khai thay.
- Nộp thay số thuế đã khấu trừ cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Trường hợp nền tảng không có chức năng đặt hàng và thanh toán
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tự thực hiện:
- Khai thuế.
- Tính thuế.
- Nộp thuế theo quy định.
6. Lưu ý đối với hộ kinh doanh khi áp dụng quy định thuế mới 2026
Từ năm 2026, hộ kinh doanh cần chú trọng việc quản lý chứng từ và dữ liệu kinh doanh, đặc biệt trong các trường hợp mua hàng không có hóa đơn.
Một số lưu ý quan trọng:
- Xác định đúng trường hợp được phép mua hàng không có hóa đơn.
- Lưu giữ đầy đủ chứng từ thanh toán.
- Lập bảng kê đúng quy định.
- Quản lý dữ liệu bán hàng, mua hàng đầy đủ.
- Sử dụng giải pháp quản lý phù hợp để hỗ trợ kê khai và theo dõi nghĩa vụ thuế.
Các phần mềm quản lý kế toán, bán hàng và hóa đơn điện tử có thể giúp hộ kinh doanh kiểm soát doanh thu, chi phí, chứng từ phát sinh và hỗ trợ quá trình thực hiện quy định thuế mới.
>>>Xem thêm: Mức thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2026 mới nhất
Kết luận
Từ năm 2026, một số khoản mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu thuộc đúng trường hợp quy định và có đầy đủ hồ sơ chứng minh.
Hộ kinh doanh cần chủ động cập nhật các quy định mới về thuế, hóa đơn và chứng từ để đảm bảo hoạt động kinh doanh đúng quy định, đồng thời tối ưu công tác quản lý tài chính trong quá trình vận hành.