Từ ngày 16-1-2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay đổi cách xử phạt vi phạm về hóa đơn theo hướng phạt lũy tiến dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm. Quy định mới được đánh giá sẽ tác động mạnh đến hoạt động của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các mô hình kinh doanh có tần suất giao dịch lớn. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định để sớm chủ động rà soát, phòng ngừa rủi ro.
Mức phạt mới đối với hành vi không lập hóa đơn
Theo Nghị định 310/2025, hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sẽ bị xử phạt theo số lượng hóa đơn vi phạm:
- Dưới 10 số hóa đơn: Phạt tiền từ 1 – 10 triệu đồng.
- Từ 10 đến dưới 50 số hóa đơn: Phạt tiền từ 10 – 50 triệu đồng.
- Từ 50 số hóa đơn trở lên: Phạt tiền từ 60 – 80 triệu đồng.
Trong khi đó, theo Nghị định 125/2020 trước đây, mức phạt tối đa cho hành vi này chỉ khoảng 20 triệu đồng, không phân biệt số lượng hóa đơn vi phạm. Quy định này từng khiến nhiều trường hợp mức phạt thấp hơn rất nhiều so với số thuế phát sinh hoặc số lợi ích thu được từ việc không xuất hóa đơn.
Việc chuyển sang phạt lũy tiến theo số lượng cho thấy định hướng rõ ràng của cơ quan quản lý: coi vi phạm hóa đơn là rủi ro tài chính tích lũy, có thể gây tác động nghiêm trọng đến dòng tiền và lợi nhuận doanh nghiệp.
Ngành bán lẻ, F&B, thương mại điện tử chịu tác động mạnh
Cơ chế phạt mới được đánh giá sẽ tác động trực tiếp và mạnh mẽ đến các mô hình kinh doanh có tần suất giao dịch cao, đặc biệt như:
- Bán lẻ, chuỗi cửa hàng.
- Nhà hàng, quán ăn, cà phê (F&B).
- Thương mại điện tử, bán hàng đa kênh.
- Kinh doanh qua nền tảng giao hàng, sàn thương mại điện tử.
Với đặc thù mỗi ngày có thể phát sinh hàng trăm, hàng nghìn giao dịch nhỏ lẻ, chỉ cần sai sót lặp lại trong thời gian ngắn, số lượng hóa đơn vi phạm có thể nhanh chóng vượt các ngưỡng phạt cao.
Từ đó, rủi ro hóa đơn không còn là vấn đề thủ tục đơn thuần, mà trở thành một dạng rủi ro tài chính mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?
Trong bối cảnh mới, thay vì chỉ xử lý khi đã phát sinh vi phạm, doanh nghiệp cần chuyển trọng tâm sang phòng ngừa rủi ro hóa đơn.
- Đầu tư hệ thống quản lý bán hàng, hóa đơn, thanh toán đồng bộ.
- Xây dựng quy trình lập hóa đơn ngay tại thời điểm giao dịch.
- Giảm tối đa thao tác thủ công, hạn chế sai sót lặp lại.
- Tăng cường kiểm soát nội bộ và đối soát định kỳ.
>>> Xem thêm: Giải pháp 3 trong 1 – Fast Hộ Kinh Doanh giúp quản lý bán hàng, xuất hóa đơn và kê khai thuế
Với các mô hình có tần suất giao dịch cao, chi phí cho hệ thống và kiểm soát thường thấp hơn rất nhiều so với nguy cơ bị phạt lũy tiến hàng chục triệu đồng.
Về dài hạn, quản trị tốt hóa đơn không làm tăng gánh nặng chi phí, mà ngược lại giúp ổn định dòng tiền, bảo vệ biên lợi nhuận và hạn chế rủi ro pháp lý.
Cơ quan thuế sẽ đối chiếu đa nguồn dữ liệu để xác định số lượng vi phạm
Một điểm doanh nghiệp đặc biệt cần lưu ý là: việc xác định số lượng hóa đơn vi phạm không chỉ dựa trên dữ liệu hóa đơn điện tử, mà còn thông qua đối chiếu nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, như:
- Dữ liệu bán hàng từ máy POS, phần mềm quản lý, ERP.
- Sao kê ngân hàng, ví điện tử, cổng thanh toán.
- Thông tin từ sàn thương mại điện tử, nền tảng giao hàng.
- Dữ liệu tồn kho, vòng quay hàng hóa, xuất, nhập, tồn.
Trong bối cảnh dữ liệu ngày càng liên thông, những sai sót tưởng chừng nhỏ như thu tiền nhưng chưa lập hóa đơn kịp thời, dữ liệu giữa các hệ thống không khớp, xử lý chưa đúng đơn hủy/đổi trả… đều có thể bị cộng dồn thành số lượng lớn hóa đơn vi phạm.