Từ năm 2026, quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử được hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP ban hành ngày 30-06-2026. Điều 9 Nghị định này quy định cụ thể thời điểm xuất hóa đơn điện tử đối với 24 nhóm trường hợp khác nhau, từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xây dựng, vận tải, logistics, ngân hàng, bảo hiểm đến các giao dịch đặc thù.
Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, hạn chế sai sót trong kê khai và đảm bảo tuân thủ quy định mới.
1. Thời điểm xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Căn cứ Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định theo từng loại giao dịch cụ thể như sau:
| STT | Trường hợp | Thời điểm xuất hóa đơn điện tử |
| 1 | Bán hàng hóa | Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. |
| 2 | Xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu) | Do người bán tự xác định nhưng chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan. |
| 3 | Cung cấp dịch vụ | Khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp thu tiền trước thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền trước. |
| 4 | Giao hàng nhiều lần, bàn giao từng hạng mục hoặc công đoạn | Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao phải lập hóa đơn tương ứng với giá trị, khối lượng hàng hóa hoặc công việc hoàn thành. |
| 5 | Dịch vụ cần đối soát dữ liệu (điện, logistics, bưu chính, ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán, thương mại điện tử, xe buýt, taxi, giữ xe, rạp chiếu phim…) | Lập hóa đơn sau khi hoàn thành đối soát nhưng không quá ngày 07 của tháng tiếp theo hoặc 07 ngày kể từ khi kết thúc kỳ quy ước. |
| 6 | Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, dữ liệu cần đối soát giữa các đơn vị | Lập hóa đơn sau khi hoàn thành đối soát nhưng không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước. |
| 7 | Bán thẻ điện thoại trả trước, hòa mạng | Cuối ngày hoặc định kỳ trong tháng lập một hóa đơn tổng hợp đối với khách hàng không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin. |
| 8 | Xây dựng, lắp đặt | Khi nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng hoàn thành. |
| 9 | Kinh doanh bất động sản, hạ tầng, nhà để bán | Nếu thu tiền theo tiến độ thì lập hóa đơn khi thu tiền hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng. Khi chuyển giao quyền sở hữu thì thực hiện như bán hàng hóa. |
| 10 | Dịch vụ vận tải hàng không bán qua website, thương mại điện tử | Chậm nhất 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ được phát hành trên hệ thống. |
| 11 | Dầu thô, condensate, sản phẩm từ dầu thô | Khi xác định được giá bán chính thức. |
| 12 | Khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than | Khi xác định sản lượng giao trong tháng nhưng chậm nhất vào ngày cuối cùng của thời hạn kê khai thuế. |
| 13 | Bán điện trên thị trường điện | Theo thời điểm đối soát thanh toán nhưng chậm nhất vào ngày cuối cùng của thời hạn kê khai thuế. |
| 14 | Bán lẻ xăng dầu | Ngay khi kết thúc từng lần bán hàng. |
| 15 | Vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý | Sau khi hoàn thành đối soát nhưng chậm nhất ngày 10 của tháng tiếp theo. |
| 16 | Cho vay của tổ chức tín dụng | Theo kỳ thu lãi. Nếu chưa thu được lãi thì lập khi thu được; trường hợp trả lãi trước hạn thì lập khi thu tiền trước hạn. |
| 17 | Taxi sử dụng phần mềm tính tiền | Khi kết thúc chuyến đi và đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế. |
| 18 | Cơ sở khám chữa bệnh | Nếu khách hàng không lấy hóa đơn thì cuối ngày lập hóa đơn tổng hợp. Nếu khách hàng yêu cầu thì lập ngay. Đối với bảo hiểm y tế, lập khi có cơ quan bảo hiểm xã hội thanh quyết toán. |
| 19 | Thu phí đường bộ điện tử không dừng (ETC) | Theo từng lượt xe; có thể lập hóa đơn định kỳ nhưng chậm nhất vào ngày cuối tháng. |
| 20 | Kinh doanh bảo hiểm | Khi ghi nhận doanh thu bảo hiểm. Trường hợp hợp đồng đồng bảo hiểm thực hiện theo quy định riêng về thu hộ, chi hộ. |
| 21 | Xổ số truyền thống | Sau khi thu hồi vé không bán hết và trước kỳ mở thưởng tiếp theo, lập hóa đơn cho từng đại lý. |
| 22 | Casino, trò chơi điện tử có thưởng | Chậm nhất 01 ngày sau ngày xác định doanh thu và đồng thời chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế. |
| 23 | Một số dịch vụ cung cấp cho cá nhân có hệ thống quản lý giao dịch (ngân hàng, ví điện tử, chứng khoán, thương mại điện tử, xe buýt, taxi, giữ xe, rạp chiếu phim…) | Được chuyển dữ liệu chi tiết giao dịch cho cơ quan thuế theo quy định. Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ và cung cấp dữ liệu khi cơ quan thuế yêu cầu. |
| 24 | Giao dịch phát sinh vào ban đêm | Nếu chưa có phần mềm lập hóa đơn tự động thì được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo. |
2. Một số điểm cần lưu ý khi áp dụng quy định mới về thời điểm lập hóa đơn điện tử
Quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP mở rộng hướng dẫn về thời điểm xuất hóa đơn cho nhiều ngành nghề đặc thù, đặc biệt là các lĩnh vực có tính chất giao dịch liên tục hoặc cần đối soát dữ liệu như:
- Logistics, vận tải.
- Viễn thông, công nghệ thông tin.
- Ngân hàng, bảo hiểm.
- Thương mại điện tử.
- Dịch vụ sử dụng nền tảng số.
- Vận tải hành khách có phần mềm quản lý.
Doanh nghiệp cần rà soát lại quy trình bán hàng, cung cấp dịch vụ, nghiệm thu và đối soát dữ liệu để đảm bảo thời điểm lập hóa đơn phù hợp với từng loại giao dịch.
Đặc biệt, với các doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp với hệ thống quản lý bán hàng, kế toán hoặc ERP sẽ giúp tự động hóa quá trình lập hóa đơn, hạn chế sai sót do lập hóa đơn chậm hoặc sai thời điểm.
3. Giải pháp quản lý hóa đơn điện tử đáp ứng quy định mới
Khi các quy định về hóa đơn điện tử ngày càng chi tiết, doanh nghiệp cần có hệ thống quản lý hóa đơn đáp ứng khả năng:
- Lập và phát hành hóa đơn điện tử đúng thời điểm.
- Kết nối dữ liệu với phần mềm kế toán, bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
- Quản lý số lượng lớn hóa đơn phát sinh tự động.
- Theo dõi trạng thái xử lý hóa đơn.
- Lưu trữ và tra cứu dữ liệu hóa đơn nhanh chóng.
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử hỗ trợ doanh nghiệp phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế. Giải pháp có khả năng tích hợp với các sản phẩm trong hệ sinh thái FAST như phần mềm kế toán, quản trị doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu bán hàng, kế toán và hóa đơn điện tử.
Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều chi nhánh hoặc phát sinh lượng giao dịch lớn, việc kết hợp hóa đơn điện tử với hệ thống quản trị tổng thể như Fast Business Online giúp doanh nghiệp kiểm soát xuyên suốt quy trình từ bán hàng, cung cấp dịch vụ đến xuất hóa đơn và ghi nhận kế toán.
Kết luận
Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã quy định chi tiết 24 trường hợp về thời điểm xuất hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp có cơ sở rõ ràng hơn khi xử lý từng loại giao dịch phát sinh.
Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật quy định mới, rà soát quy trình lập hóa đơn và lựa chọn giải pháp quản lý phù hợp để đảm bảo tuân thủ, giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành.