Trong quá trình sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp có thể phát sinh các trường hợp mua hàng hóa, nguyên vật liệu từ cá nhân, hộ gia đình hoặc hộ kinh doanh không có hóa đơn. Từ năm 2026, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về hồ sơ, chứng từ thay thế hóa đơn để được ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Theo quy định mới, trong một số trường hợp mua hàng không có hóa đơn, doanh nghiệp cần lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu 02/TNDN kèm theo chứng từ thanh toán và các hồ sơ liên quan để chứng minh tính hợp lệ của khoản chi phí.
Cách xử lý khi mua hàng không có hóa đơn 2026 cho doanh nghiệp
Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn cần đáp ứng điều kiện về chứng từ theo quy định.
Một số trường hợp được ghi nhận chi phí bao gồm:
- Mua sản phẩm nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
- Mua sản phẩm thủ công làm từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra.
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
- Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra.
- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng theo quy định.
Đối với các trường hợp trên, doanh nghiệp cần có:
- Chứng từ chi trả tiền cho người bán.
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo Mẫu 02/TNDN.
- Các chứng từ liên quan khác nhằm chứng minh giao dịch mua bán.
Lưu ý: Nếu giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
Các trường hợp mua hàng không có hóa đơn năm 2026
Doanh nghiệp mua hàng không có hóa đơn năm 2026 thường gặp hai trường hợp chính:
Trường hợp 1: Mua hàng không có hóa đơn từ cá nhân, hộ gia đình không kinh doanh
Đây là trường hợp doanh nghiệp mua hàng trực tiếp từ cá nhân hoặc hộ gia đình không đăng ký kinh doanh, ví dụ:
- Mua nông sản từ người trực tiếp sản xuất.
- Mua thủy sản từ người trực tiếp đánh bắt.
- Mua phế liệu từ người trực tiếp thu nhặt.
- Mua tài sản, đồ dùng của cá nhân hoặc hộ gia đình trực tiếp bán ra.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp không cần căn cứ vào mức doanh thu của người bán mà chỉ cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch.
Hồ sơ cần có:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu có).
- Hợp đồng giúp xác định rõ thông tin giữa doanh nghiệp và người bán, nội dung hàng hóa, số lượng, giá trị giao dịch.
- Chứng từ thanh toán cho người bán
- Doanh nghiệp cần có chứng từ chi trả tiền mua hàng.
Lưu ý: Nếu giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên, việc thanh toán phải thực hiện bằng phương thức không dùng tiền mặt.
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn.
- Doanh nghiệp lập Bảng kê theo Mẫu 02/TNDN và phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.
- Người ký bảng kê chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin kê khai.
- Biên bản bàn giao hàng hóa (nếu có).
- Biên bản bàn giao giúp doanh nghiệp bổ sung căn cứ xác nhận việc giao nhận hàng hóa thực tế.
Trường hợp mua hàng không có hóa đơn từ cá nhân, hộ kinh doanh
Ngoài trường hợp mua hàng từ cá nhân không kinh doanh, doanh nghiệp có thể phát sinh giao dịch với cá nhân, hộ kinh doanh thuộc nhóm không phải xuất hóa đơn theo quy định.
Ví dụ:
- Mua hàng hóa, dịch vụ từ hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng.
- Hộ kinh doanh không thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Trong trường hợp này, do người bán không xuất hóa đơn nên doanh nghiệp cần sử dụng bộ hồ sơ thay thế để chứng minh chi phí.
Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu có).
- Chứng từ thanh toán tiền cho người bán.
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo Mẫu 02/TNDN.
- Biên bản bàn giao hàng hóa (nếu có).
Tương tự trường hợp mua hàng từ cá nhân không kinh doanh, doanh nghiệp cần lưu ý quy định thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên trong ngày với cùng một cá nhân, hộ kinh doanh.
Bảng kê mua hàng không có hóa đơn Mẫu 02/TNDN là gì?
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo Mẫu 02/TNDN là chứng từ do doanh nghiệp lập nhằm thay thế hóa đơn trong các trường hợp được phép ghi nhận chi phí.
Bảng kê cần thể hiện các thông tin cơ bản như:
- Thông tin người bán.
- Tên hàng hóa, dịch vụ mua vào.
- Số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Ngày mua hàng.
- Hình thức thanh toán.
- Chữ ký của người lập bảng kê và người đại diện doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các nội dung được ghi nhận trên bảng kê.
Một số lưu ý khi xử lý mua hàng không có hóa đơn năm 2026
Để khoản chi phí được chấp nhận khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Xác định đúng đối tượng bán hàng có thuộc trường hợp được phép mua không có hóa đơn hay không.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch mua bán.
- Lập bảng kê đúng mẫu, đầy đủ thông tin.
- Lưu giữ chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan.
- Thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt khi thuộc trường hợp bắt buộc.
Việc chuẩn hóa quy trình quản lý chứng từ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, đồng thời đảm bảo việc hạch toán chi phí đúng quy định.
>>> Xem thêm: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Kết luận
Từ năm 2026, doanh nghiệp vẫn có thể ghi nhận chi phí đối với một số trường hợp mua hàng không có hóa đơn nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hồ sơ, chứng từ theo quy định.
Việc lập Bảng kê mua hàng không có hóa đơn Mẫu 02/TNDN, kết hợp với chứng từ thanh toán và hồ sơ giao nhận hàng hóa là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp lệ của khoản chi phí phát sinh.
Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật các quy định mới về thuế, hóa đơn, chứng từ để xây dựng quy trình kế toán phù hợp và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành.