Khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), việc xác định đúng các khoản chi phí được trừ và không được trừ là nội dung đặc biệt quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Nếu hạch toán sai hoặc đưa các khoản chi không hợp lệ vào chi phí được trừ, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính và tính tiền chậm nộp.
Theo quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, nhiều khoản chi dù thực tế có phát sinh nhưng vẫn không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Dưới đây là tổng hợp các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN mới nhất năm 2026 mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, một khoản chi muốn được tính vào chi phí được trừ phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
- Các khoản chi từ mức quy định trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Những khoản chi không đáp ứng các điều kiện trên sẽ bị loại khi quyết toán thuế TNDN.
Các khoản tiền phạt vi phạm hành chính không được trừ
Doanh nghiệp không được tính vào chi phí được trừ đối với các khoản:
- Tiền phạt vi phạm giao thông.
- Tiền phạt chậm nộp thuế.
- Tiền phạt vi phạm về hóa đơn, kế toán, thuế.
- Các khoản phạt vi phạm hành chính khác theo quy định pháp luật.
Đây là nhóm chi phí thường bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí hợp lý khi thanh tra, kiểm tra thuế.
Khoản chi đã được tài trợ hoặc bù đắp từ nguồn khác
Các khoản chi đã được hỗ trợ từ nguồn kinh phí khác hoặc đã chi từ quỹ chuyên dùng sẽ không được tiếp tục tính vào chi phí được trừ, bao gồm:
- Khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác.
- Khoản chi từ Quỹ phát triển khoa học và công nghệ.
- Khoản chi từ Quỹ đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số.
Các khoản chi vượt mức khống chế
Chi phúc lợi cho người lao động vượt mức quy định
Doanh nghiệp chỉ được tính tối đa không quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm đối với các khoản chi phúc lợi như:
- Nghỉ mát.
- Hiếu hỷ.
- Hỗ trợ khám chữa bệnh.
- Hỗ trợ thiên tai, dịch bệnh.
- Khen thưởng con người lao động.
- Hỗ trợ đi lại dịp lễ, tết.
- Bảo hiểm sức khỏe tự nguyện.
Phần vượt mức sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
Chi bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí vượt mức
Khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động vượt quá 5 triệu đồng/tháng/người sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
Ngoài ra, doanh nghiệp phải ghi rõ điều kiện hưởng trong hợp đồng lao động hoặc quy chế nội bộ và phải hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc.
Các khoản dự phòng trích không đúng quy định
Những khoản trích lập dự phòng không đúng quy định pháp luật sẽ không được tính vào chi phí được trừ, bao gồm:
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Dự phòng tổn thất đầu tư tài chính.
- Dự phòng bảo hành.
- Dự phòng rủi ro nghề nghiệp.
Chi khấu hao tài sản cố định không hợp lệ
Một số khoản khấu hao tài sản cố định không được trừ gồm:
- Tài sản không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Tài sản không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu.
- Tài sản không theo dõi trên sổ sách kế toán.
- Trích khấu hao vượt mức quy định.
- Tài sản đã khấu hao hết.
- Quyền sử dụng đất lâu dài.
Đặc biệt, đối với ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống, phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng sẽ không được tính khấu hao vào chi phí được trừ, trừ một số ngành nghề đặc thù như vận tải, du lịch, khách sạn.
Chi phí tiền lương, tiền công không đủ điều kiện
Một số khoản tiền lương và phụ cấp sẽ bị loại khi quyết toán thuế nếu:
- Không thực tế chi trả.
- Không có chứng từ thanh toán.
- Không ghi rõ điều kiện hưởng trong hợp đồng lao động hoặc quy chế.
- Chi bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên.
Theo quy định mới áp dụng từ ngày 15/12/2025, khoản lương từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Ngoài ra, tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ cũng không được tính vào chi phí được trừ.
Chi trang phục vượt mức quy định
- Chi trang phục bằng tiền vượt quá 5 triệu đồng/người/năm sẽ không được trừ.
- Chi trang phục bằng hiện vật nhưng không có hóa đơn chứng từ cũng không được tính vào chi phí hợp lý.
Chi phí lãi vay không đủ điều kiện
Các khoản chi lãi vay bị loại gồm:
- Lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ chưa góp đủ.
- Lãi vay vượt mức quy định theo Bộ luật Dân sự.
- Lãi vay đã được vốn hóa vào giá trị đầu tư.
- Lãi vay của doanh nghiệp có giao dịch liên kết vượt mức khống chế.
Đây là nội dung doanh nghiệp thường gặp sai sót khi quyết toán thuế.
Thuế và khoản nộp không được tính vào chi phí được trừ
Các khoản sau không được đưa vào chi phí hợp lý:
- Thuế TNDN.
- Thuế GTGT đã được khấu trừ hoặc hoàn thuế.
- Thuế TNCN do doanh nghiệp nộp thay không đúng quy định.
- Tiền chậm nộp thuế.
Chi tài trợ, từ thiện không đúng quy định
Các khoản: chi từ thiện, chi ủng hộ địa phương,chi tài trợ cho tổ chức xã hội, sẽ không được trừ nếu không thuộc các trường hợp tài trợ hợp lệ theo quy định pháp luật thuế.
Chi phí không tương ứng với doanh thu
Khoản chi không liên quan đến doanh thu chịu thuế hoặc không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
Đây là nguyên tắc quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý khi hạch toán chi phí.
Khoản chi không đúng quy định pháp luật chuyên ngành
Một số khoản chi dù có hóa đơn chứng từ nhưng vẫn bị loại nếu không đáp ứng quy định chuyên ngành như:
- Chi làm thêm giờ vượt thời gian cho phép.
- Chi quảng cáo sản phẩm bị cấm quảng cáo.
- Chi quảng cáo không đăng ký theo quy định.
- Chi vượt định mức chuyên ngành.
Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi quyết toán thuế TNDN?
Việc xác định đúng các khoản chi phí được trừ và không được trừ giúp doanh nghiệp:
- Hạn chế rủi ro bị truy thu thuế.
- Giảm nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính thuế.
- Đảm bảo hồ sơ kế toán, thuế đúng quy định.
- Tối ưu chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.
Doanh nghiệp nên rà soát đầy đủ hóa đơn, chứng từ, quy chế nội bộ và phương thức thanh toán để tránh các khoản chi bị loại khi cơ quan thuế thanh kiểm tra.