Hộ kinh doanh nhỏ lẻ thường xuyên gặp tình huống mua hàng từ các cá nhân không có hóa đơn, nhưng lại cần xuất hóa đơn bán ra cho khách hàng. Vậy trường hợp không có hóa đơn đầu vào có được phép xuất hóa đơn đầu ra không? Pháp luật có cho phép không? Nếu có thì phải xử lý như thế nào để đúng quy định và tránh rủi ro khi bị cơ quan thuế kiểm tra? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ và áp dụng đúng.
Cập nhật quy định mới nhất
Hiểu đúng về hóa đơn đầu vào và đầu ra của hộ kinh doanh
Hộ kinh doanh có bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào?
Hộ kinh doanh không bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào, nhất là khi mua hàng từ cá nhân hoặc hộ nông dân không thuộc diện kê khai thuế hoặc không có mã số thuế. Họ có thể vẫn bán sản phẩm hợp pháp nhưng không được cấp hóa đơn. Pháp luật không yêu cầu hộ kinh doanh phải có hóa đơn đầu vào để được xuất hóa đơn đầu ra.
Trường hợp nào được phép xuất hóa đơn khi không có đầu vào?
Theo khoản 1 Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 70/2025/NĐ‑CP, hộ kinh doanh có nghĩa vụ xuất hóa đơn đầu ra khi bán hàng – không phụ thuộc vào có hóa đơn đầu vào hay không. Dù là hộ kinh doanh nộp thuế theo kê khai hay khoán đều phải lập hóa đơn điện tử nếu người mua yêu cầu.
Căn cứ pháp lý hiện hành liên quan
Luật Quản lý thuế 2019 quy định về nghĩa vụ lập hóa đơn hóa đầu ra.
Nghị định 70/2025/NĐ‑CP bổ sung khẳng định không miễn trừ đối với hộ kinh doanh, có hiệu lực từ 1-6-2025.
Thông tư 78/2021/TT‑BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử, bảng kê đầu vào thay thế trong các trường hợp hợp pháp như thu mua nông sản, dịch vụ từ cá nhân không có hóa đơn.
Hướng dẫn xử lý trong trường hợp không có hóa đơn đầu vào
Tình huống phổ biến và cách xử lý hợp lý
Khi mua hàng từ cá nhân, hộ sản xuất nông nghiệp, tự khai thác – không có hóa đơn đầu vào, hộ kinh doanh vẫn có thể xuất hóa đơn đầu ra nếu lập Bảng kê thu mua dịch vụ/hàng hóa không có hóa đơn (Mẫu 01/TNDN). Bảng kê này gồm đầy đủ thông tin người bán, nội dung, giá trị, thời điểm, ký tên và cam kết tính hợp pháp. Áp dụng cho một số trường hợp đặc thù (thu mua nông sản, sản phẩm thủ công, dịch vụ của cá nhân không có hóa đơn).
Lập bảng kê theo Thông tư 78/2021/TT‑BTC
Bảng kê phải lập theo mẫu 01/TNDN ban hành kèm Thông tư 78/2021/TT-BTC (hiệu lực từ 01-7-2022). Nội dung gồm tên, mã số thuế, địa chỉ người bán; chi tiết hàng hóa/dịch vụ; giá trị; ngày lập; ký xác nhận. Phải lưu giữ cùng hợp đồng, chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao nếu có.
Lưu ý khi xuất hóa đơn bán ra để tránh rủi ro
Hóa đơn đầu ra phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…, năm…” nếu có bảng kê đính kèm.
Bảng kê cần ký xác nhận, lưu đầy đủ chứng từ liên quan. Nếu giá trên bảng kê cao hơn thị trường, cơ quan thuế có thể điều chỉnh lại theo giá thị trường.
Rủi ro pháp lý nếu không có hóa đơn đầu vào
Rủi ro pháp lý nếu không có hóa đơn đầu vào
Bị ấn định thuế hoặc xuất toán chi phí
Không chứng minh được tính hợp pháp hàng hóa đầu vào có thể khiến chi phí bị không chấp nhận khi quyết toán, hoặc cơ quan thuế ấn định thuế theo giá thị trường và nguồn gốc không rõ ràng.
Khó khăn khi quyết toán thuế
Dù hộ kinh doanh nộp thuế trên doanh thu, không phải lợi nhuận, nhưng khi kiểm tra cuối năm hoặc thanh tra thuế không có chứng từ đầu vào hợp lệ vẫn khiến khó giải trình nguồn gốc hàng hóa, dẫn đến truy thu hoặc phạt.
Trường hợp bị xử phạt vi phạm hành chính
Nếu xuất hóa đơn đầu ra khi bên bán không hợp pháp hoặc không có hóa đơn đầu vào hợp lệ, có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ‑CP về phạt vi phạm hành chính thuế và hóa đơn, truy thu thuế, xử lý về chứng từ giả mạo.
Giải pháp hỗ trợ hộ kinh doanh trong quản lý hóa đơn
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Đây là giải pháp hiệu quả giúp hộ kinh doanh ghi nhận giao dịch ngay tại thời điểm bán hàng, đồng thời xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định. Phần mềm kết nối máy tính tiền giúp tự động đẩy dữ liệu lên hệ thống của Tổng cục Thuế, giảm thiểu sai sót trong khâu lập hóa đơn và bảng kê.
Fast Hộ Kinh Doanh là phần mềm được thiết kế riêng cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ, tích hợp toàn bộ quy trình: từ bán hàng, quản lý doanh thu – tồn kho, đến xuất hóa đơn điện tử và hỗ trợ kê khai thuế GTGT, TNCN. Phần mềm còn tự động lưu trữ bảng kê và chứng từ, đáp ứng yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế.
Ưu điểm khi số hóa toàn bộ quy trình chứng từ:
- Quản lý doanh thu, chi phí và tồn kho minh bạch, theo thời gian thực.
- Tự động hóa lưu trữ chứng từ điện tử, dễ dàng truy xuất khi cần.
- Tiết kiệm thời gian, giảm sai sót trong quá trình kê khai và lập bảng kê đầu vào.
- Đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định mới nhất về hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh.
