Từ ngày 01-7-2025, việc xuất hóa đơn điện tử theo từng lần bán sẽ trở thành quy định bắt buộc đối với hoạt động kinh doanh xăng dầu. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy định mới, cách xuất hóa đơn đúng chuẩn, những lưu ý tránh vi phạm và ứng dụng giải pháp Fast e-Invoice dành riêng cho ngành xăng dầu.
Xuất hóa đơn xăng dầu đúng quy định
Xuất hóa đơn xăng dầu – Quy định mới từ 1-7-2025
Căn cứ pháp lý bắt buộc xuất hóa đơn theo từng lần bán
Từ 1-7-2025, theo quy định mới tại Thông tư 32/2025/TT-BTC và các văn bản liên quan, các cửa hàng xăng dầu bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử cho từng giao dịch bán hàng lẻ.
Đối tượng áp dụng – Ai phải tuân thủ?
Toàn bộ doanh nghiệp, hộ kinh doanh và tổ chức kinh doanh xăng dầu, dù doanh thu lớn hay nhỏ, đều bị rà soát việc xuất hóa đơn theo quy định mới.
Lý do siết chặt hóa đơn trong lĩnh vực xăng dầu
Ngành xăng dầu thường phát sinh các giao dịch lẻ, tiền mặt, nguy cơ tránh thuế cao. Việc bắt buộc xuất hóa đơn đơn lẻ giúp minh bạch hóa đơn đầu ra, tăng cường kiểm soát và thu đúng, thu đủ.
Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử xăng dầu từng lần bán
Các bước lập hóa đơn đúng chuẩn tại cửa hàng bán lẻ
- Sau khi giao dịch xong, nhân viên thu ngân sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử để tạo hoá đơn.
- Nhập thông tin giao dịch: số lượng xăng, đơn giá, tổng tiền, thuế GTGT…
- Ký số và gửi hóa đơn cho người mua qua email, tin nhắn hoặc in ra nếu cần.
Những thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn
- Tên, địa chỉ, MST người bán.
- Tên hàng hóa (xăng, dầu), đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế GTGT.
- Ngày lập, số hóa đơn, chữ ký số.
Xử lý tình huống không có thông tin người mua
Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp người mua không cung cấp thông tin, hóa đơn vẫn được xuất bình thường với phần thông tin người mua ghi “người mua không cung cấp thông tin”. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo ghi đầy đủ các trường thông tin còn lại và lưu vết giao dịch rõ ràng.
Lưu ý để hóa đơn xăng dầu hợp lệ và tránh vi phạm thuế
Xuất hóa đơn xăng dầu hợp lệ – tránh vi phạm thuế
Hóa đơn điện tử không hợp lệ: Các lỗi phổ biến
- Không có chữ ký số, sai MST người mua/bán.
- Ngày lập không đúng thời điểm giao dịch.
- Chưa được cấp mã hoá đơn từ cơ quan thuế.
- Không lập hóa đơn ngay khi bán hàng (xuất cuối ngày, gộp giao dịch).
- Dữ liệu hóa đơn không trùng với lượng thực bơm ra máy.
- Nhân viên xuất hóa đơn sai mã hàng hoặc sai loại thuế suất.
Kiểm tra hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp xăng dầu
Doanh nghiệp cần xác thực tính hợp lệ của hoá đơn đầu vào: Có chữ ký số, trạng thái còn hiệu lực, không bị thu hồi…
Trách nhiệm lưu trữ, tra cứu và khôi phục hoá đơn
Theo quy định, hoá đơn điện tử phải được lưu trữ ít nhất 10 năm. Doanh nghiệp cần đảm bảo khả năng truy xuất khi bị kiểm tra thuế hoặc kiểm toán.
Ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice cho ngành xăng dầu
Tự động lập hóa đơn theo từng lần bán, chuẩn định dạng
Fast e-Invoice cho phép tự động tạo và gửi hóa đơn theo giao dịch thực tế, đảm bảo tuân thủ định dạng Chuẩn XML và các quy định từ cơ quan thuế.
Tích hợp hệ thống bán hàng, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán
Fast e-Invoice dễ dàng tích hợp với phần mềm bán hàng xăn dầu, POS và phần mềm kế toán, giúp dữ liệu liên thông một cách tự động, hạn chế sai sót.
Báo cáo nhanh, chính xác – hỗ trợ thanh tra thuế
Phần mềm cung cấp các bảng tổng hợp, báo cáo theo định kỳ, hỗ trợ doanh nghiệp chủ động khi bị thanh tra, kiểm tra thuế.
Tuân thủ hóa đơn xăng dầu – Bảo vệ doanh nghiệp, tránh rủi ro
Cập nhật đúng quy định giúp tránh xử phạt
Việc thực hiện nghiêm túc quy định xuất hóa đơn điện tử theo từng lần bán giúp doanh nghiệp tránh được các mức xử phạt hành chính nặng, đồng thời nâng cao uy tín trong hoạt động kinh doanh.
Ứng dụng phần mềm là xu hướng tất yếu
Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện, sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao tính minh bạch và năng lực quản lý.
Fast e-Invoice – giải pháp tin cậy cho hệ thống bán lẻ xăng dầu
Fast e-Invoice được phát triển phù hợp với đặc thù ngành xăng dầu, từ tích hợp linh hoạt hệ sinh thái bán hàng, kế toán. Đây là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp lý, tối ưu vận hành và sẵn sàng cho thanh kiểm tra thuế mọi lúc.
Liên hệ ngay để được tư vấn phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice dành cho ngành xăng dầu ngay hôm nay để trải nghiệm giao diện dễ dùng, kết nối thiết bị bán hàng và hỗ trợ kê khai thuế nhanh chóng.