Hóa đơn điện tử không hợp lệ có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt, mất quyền khấu trừ thuế và ảnh hưởng đến uy tín trên thị trường. Để phòng tránh rủi ro và bảo vệ lợi ích hợp pháp, kiểm tra hóa đơn điện tử là bước bắt buộc trong quản trị tài chính – kế toán. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra hóa đơn theo đúng quy định, các nội dung cần lưu ý và giải pháp hỗ trợ tối ưu với Fast e-Invoice.
Hướng dẫn kiểm tra hóa đơn điện tử
Vì sao doanh nghiệp cần kiểm tra hóa đơn điện tử?
Tránh rủi ro pháp lý và bị xử phạt hành chính
Việc sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt lên đến hàng chục triệu đồng. Các sai sót phổ biến như hóa đơn không có mã, sai chữ ký số, hoặc không được cơ quan thuế chấp thuận đều có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, thậm chí bị đình chỉ sử dụng hóa đơn trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng.
Đảm bảo quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Chỉ những hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp mới được cơ quan thuế chấp nhận khi khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Nếu doanh nghiệp không kiểm tra kỹ, nguy cơ mất quyền khấu trừ là hoàn toàn có thể xảy ra.
Nâng cao tính minh bạch và uy tín với đối tác
Kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi hạch toán hay thanh toán giúp doanh nghiệp tránh tranh chấp, tạo dựng lòng tin với đối tác và thể hiện năng lực quản trị chuyên nghiệp.
Những nội dung cần kiểm tra trên hóa đơn điện tử
Mã số thuế và thông tin người bán trên hóa đơn
Đảm bảo mã số thuế, tên, địa chỉ người bán phải đúng và đầy đủ theo đăng ký tại cơ quan thuế. Chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hóa đơn bị coi là không hợp lệ.
Trạng thái hóa đơn trên hệ thống Tổng cục Thuế
Hóa đơn cần được xác minh là “đã cấp mã”, “còn hiệu lực”, không bị thu hồi hay hủy bỏ trên hệ thống: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
Tính hợp lệ của chữ ký số trên hóa đơn
Kiểm tra chữ ký số còn hiệu lực, được cấp bởi đơn vị có thẩm quyền, chưa hết hạn và khớp đúng với thông tin người bán là bước không thể bỏ qua.
Ngày lập và thời điểm xuất hóa đơn đúng quy định
Ngày lập hóa đơn cần phản ánh đúng thời điểm phát sinh giao dịch và tuân thủ quy định về thời gian lập hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Hướng dẫn kiểm tra hóa đơn điện tử trên cổng Tổng cục Thuế
Kiểm tra hóa đơn tránh sai sót cho doanh nghiệp
Bước 1: Truy cập website tra cứu hóa đơn
Đăng nhập vào địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Đây là cổng thông tin chính thức do Tổng cục Thuế quản lý.
Bước 2: Nhập thông tin mã số thuế và hóa đơn
Điền mã số thuế người bán, số hóa đơn, mã tra cứu nếu có. Hệ thống sẽ tìm và hiển thị kết quả kiểm tra.
Bước 3: Phân tích kết quả và xác nhận tính hợp lệ
Dựa trên trạng thái hiển thị, người dùng có thể xác định hóa đơn đã được cấp mã chưa, chữ ký số có hợp lệ, còn hiệu lực hay đã bị thu hồi.
Kiểm tra hóa đơn dễ dàng hơn với Fast e-Invoice
Tự động tra cứu hóa đơn đầu vào trên hệ thống thuế
Fast e-Invoice hỗ trợ doanh nghiệp tự động kiểm tra hóa đơn đầu vào với cơ quan thuế, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công.
Cảnh báo hóa đơn trùng lặp, sai sót hoặc không hợp lệ
Hệ thống sẽ cảnh báo ngay khi phát hiện hóa đơn có dấu hiệu bất thường như: trùng mã, bị thu hồi, sai thông tin… giúp kế toán chủ động xử lý trước khi khai báo thuế.
Tích hợp quản lý hóa đơn – báo cáo thuế – kế toán trong một nền tảng
Fast e-Invoice có thể hoạt động độc lập hoặc tích hợp với phần mềm kế toán như Fast Accounting Online, giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện hóa đơn, thuế và tài chính từ một hệ thống duy nhất.
Với giao diện thân thiện, tích hợp mạnh mẽ, hỗ trợ 24/7 và đã kết nối thành công với Tổng cục Thuế, Fast e-Invoice là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp muốn chuyển đổi số an toàn và hiệu quả.
Chủ động kiểm tra – chìa khóa bảo vệ doanh nghiệp
Kiểm tra hóa đơn không chỉ để tuân thủ mà còn để tăng trưởng bền vững
Đừng xem nhẹ việc kiểm tra hóa đơn – đây không chỉ là nghĩa vụ mà còn là chiến lược bảo vệ doanh nghiệp khỏi sai phạm thuế, đồng thời giúp tăng cường hiệu quả kiểm soát tài chính.
Bắt đầu kiểm tra hóa đơn đúng cách, đúng công cụ – từ hôm nay
Đừng chờ đến khi bị phạt mới kiểm tra hóa đơn. Hãy chủ động từ hôm nay – đúng quy trình, đúng công cụ như Fast e-Invoice – để yên tâm vận hành và phát triển doanh nghiệp vững vàng trong môi trường số.