Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử không thể tránh khỏi những nhầm lẫn khi lập và phát hành hóa đơn. Vậy khi nào chúng ta cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử? Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử nào mới nhất theo quy định của pháp luật?
Khái quát về biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Khi sử dụng hóa đơn điện tử có thể gặp phải rất nhiều sai sót như sai ngày, sai số tiền, sai tên, sai địa chỉ của bên mua, sai tên hàng… Khi kế toán phát hiện sai sót cần điều chỉnh hóa đơn điện tử sao cho đúng thủ tục quy định của Bộ Tài Chính. Lúc này, bên bán và bên mua cần phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử để xác nhận các sai sót và điều chỉnh lại chính xác.
Khái quát về biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Vì vậy, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là biên bản cần được tạo lập nhằm xác nhận và điều chỉnh các sai sót trên hóa đơn điện tử. Biên bản hóa đơn điện tử phải tuân theo quy định như hóa đơn được ghi trên giấy.
Các trường hợp cần phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót được thực hiện như sau:
1. Đối với trường hợp người bán tự phát hiện, chưa gửi hóa đơn cho người mua, hóa đơn đã được cấp mã của Cơ quan thuế:
Trường hợp này cần hủy hóa đơn đã lập và xuất hóa đơn mới thay thế.
-
- Bước 1: Thông báo hóa đơn điện tử sai sót cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT, sau đó cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn đã cấp mã trên hệ thống.
- Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, gửi cho Cơ quan thuế cấp mã mới (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế).
- Bước 3: Gửi lại hóa đơn điện tử đúng cho người mua.
Trong trường hợp này không cần phải lập biên bản điều chỉnh/thay thế hóa đơn điện tử.
2. Đối với trường hợp tự phát hiện, đã gửi cho người mua, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế
Đối với sai sót thông tin về tên, địa chỉ người mua: Người bán thông báo hóa đơn điện tử có sai sót cho người mua và Cơ quan thuế, không cần phải lập biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh.
Đối với sai sót thông tin về mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa: Lập biên bản điều chỉnh (nếu có thỏa thuận) và xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn có sai sót.
-
- Bước 1: Người bán, người mua lập biên bản ghi rõ nội dung sai sót.
- Bước 2: Lập lại hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn sai sót. Ký và gửi lại cho cơ quan thuế để cấp mã (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của CQT).
- Bước 3: Gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.
- Bước 4: Thông báo hóa đơn điện tử sai sót cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT
3. Phát hiện Hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC sai sót khi đã chuyển đổi sang Hóa đơn điện tử theo NĐ 123/2020/NĐ-CP và TT 78/2021/TT-BTC: xuất hóa đơn thay thế và thông báo cho cơ quan thuế.
-
- Bước 1: Người bán, người mua lập biên bản ghi rõ nội dung sai sót.
- Bước 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế (HĐĐT có mã hoặc không có mã).
- Bước 3: Gửi lại hóa đơn điện tử thay thế cho người mua.
- Bước 4: Thông báo hóa đơn điện tử sai sót cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.
4. Đối với trường hợp Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử sai sót
-
- Bước 1: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo mẫu số 01/TB-RSĐT.
- Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Bước 3: Thực hiện xử lý hóa đơn điện tử theo các trường hợp 1,2.
*** Nhiều doanh nghiệp đang quan tâm: Phần mềm kế toán nào đang được tin dùng nhất hiện nay?
Mẫu điều chỉnh hóa đơn điện tử bản mới nhất
Tùy thuộc vào từng loại sai sót mà chúng ta có mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử tương ứng. Bên dưới, fast.com.vn đã thống kê một số mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất dựa vào quy định của pháp luật.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ khi có sai sót về số tiền
Một số trường hợp hóa đơn điện tử sai sót số tiền:
-
- Số tiền ghi trên hóa đơn cao hơn so với số tiền thực chi giữ bên mua và bên bán.
- Số tiền ghi trên hóa đơn thấp hơn so với số tiền thực chi giữa bên mua và bên bán.
- …
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót về số tiền (giảm giá hàng hóa)
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn có sai sót về mã số thuế
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế
Cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử giúp khách hàng lập, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, an toàn và nhanh chóng. Fast e-Invoice đã được cập nhật tính năng phù hợp với quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC.
1. Lập biên bản giấy
-
- Đăng nhập vào phần mềm hoá đơn điện tử Fast e-Invoice.
- Vào phân hệ Đăng ký hoá đơn/ Cập nhật biên bản huỷ hoá đơn, biên bản thu hồi, biên bản điều chỉnh.
- Chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ, nhập các thông tin cần thiết, nhấn Nhận.
- In biên bản huỷ hoá đơn: chọn số biên bản cần in và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ.
- Sau khi in, bên bán và bên mua cùng ký tay vào biên bản để hoàn thiện thủ tục liên quan.
2. Lập biên bản điện tử (2 bên cùng ký số)
-
- Bước 1: Bên bán lập Biên bản huỷ/ Biên bản thu hồi/ Biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử đã phát hành. Thao tác tương tự như hướng dẫn ở Mục 1 – Lập biên bản giấy.
- Bước 2: Tải mẫu biên bản về máy (dạng tệp PDF).
- Bước 3: Bên bán ký số vào tệp biên bản sau khi tải về.
- Bước 4: Bên bán gửi tệp biên bản đã ký số cho bên mua.
- Bước 5: Bên mua ký số vào tệp biên bản nhận được.
- Bước 6: Bên mua lưu trữ và gửi lại cho bên bán tệp Biên bản sau khi ký số.
- Bước 7: Bên bán lưu trữ tệp biên bản sau khi bên mua đã ký số.
Một số lưu ý cần đảm bảo khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần phải lưu ý những điểm sau đây:
-
- Ngày ghi trên biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng ngày với nhau.
- Nội dung ghi trên biên bản điều chỉnh phải thể hiện rõ ràng.
- Trong trường hợp lập sai sót các thông tin về tên, địa chỉ, người mua nhưng lại ghi đúng mã số thuế của người mua thì người bán chỉ cần thông báo cho người mua, không cần phải lập biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh.
Một số lưu ý cần đảm bảo khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
*** Thông tin “hot” dành cho bạn: Dịch vụ chữ ký số, chữ ký điện tử uy tín – Bảng giá chữ ký số cập nhật mới nhất
Trên đây là các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật hiện nay. Hy vọng thông qua bài viết này, các doanh nghiệp có thể nắm rõ các mẫu điều chỉnh hóa đơn điện tử để sử dụng trong các hoạt động sản xuất và kinh doanh. Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử xin vui lòng liên hệ ngay với fast.com.vn để được tư vấn chi tiết nhất nhé!