Chứng từ kế toán là gì? Các quy định về chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán (CTKT) là gì? Các quy định của pháp luật về chứng từ kế toán bao gồm những gì? Để có câu trả lời cho các câu hỏi này, mời bạn đọc ngay nội dung bài viết sau.

Chứng từ kế toán là gì?

Khái niệm chứng từ kế toán

Theo Luật Kế toán năm 2015: “Chứng từ kế toán (CTKT) là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành và làm căn cứ ghi sổ kế toán”.

Chứng từ kế toán bao gồm các loại giấy tờ liên quan như: Hóa đơn, phiếu thu chi, phiếu xuất/nhập khẩu hay những vật mang tin trong quá trình trao đổi, mua/bán hàng hóa.

Các loại chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán bao gồm các loại sau:

• Chứng từ liên quan đến tiền mặt gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán,…
• Chứng từ liên quan đến ngân hàng gồm: Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, Séc, ủy nhiệm chi,…
• Chứng từ liên quan đến mua hàng/bán hàng gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, hóa đơn GTGT đầu ra, tờ khai hải quan, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản bàn giao, bảng báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế,…
• Chứng từ liên quan đến tiền lương gồm: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, hợp đồng lao động, các quy chế, quy định,…
• Chứng từ liên quan đến chi phí, doanh thu gồm phiếu kế toán.

Tóm lại, tất cả những chứng từ trên là cơ sở ghi chép hạch toán kê khai, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Phân loại chứng từ kế toán

Phân loại chứng từ kế toán

Phân loại chứng từ dùng để xử lý hồ sơ sổ sách kế toán, lên báo cáo thuế và để lưu trữ hồ sơ kế toán phục vụ cho việc kiểm tra, quyết toán thuế. 

Dựa vào công dụng của chứng từ

• Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ được sử dụng để truyền đạt những mệnh lệnh hoặc chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành.

• Chứng từ chấp hành: Là chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế nào đó đã hoàn thành.

• Chứng từ thủ tục: Là chứng từ tổng hợp, phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến những đối tượng cụ thể nhất định của kế toán nhằm mục đích thuận lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu. 

• Chứng từ liên hợp:  Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ kể trên.

Dựa vào trình tự lập chứng từ

• Chứng từ ban đầu (chứng từ gốc): Là chứng từ được lập trực tiếp khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc vừa hoàn thành.

• Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm mục đích giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản hóa trong việc ghi sổ.

Dựa vào phương thức lập chứng từ

• Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ được thực hiện một lần, sau đó chuyển vào ghi sổ kế toán.

• Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế và tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi, các con số sẽ được cộng dồn tới một giới hạn đã xác định trước được chuyển vào ghi vào sổ kế toán.

Dựa vào nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ

Theo cách phân loại này, đối với mỗi nội dung nghiệp vụ phát sinh (chỉ tiêu) sẽ ứng với một loại chứng từ liên quan:

• Chỉ tiêu lao động và tiền lương.

• Chỉ tiêu hàng tồn kho.

• Chỉ tiêu bán hàng.

• Chỉ tiêu tiền tệ.

• Chỉ tiêu tài sản cố định (TSCĐ).

Dựa vào dạng thể hiện của chứng từ

• Chứng từ bình thường: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành mà không phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử.

• Chứng từ điện tử: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hoá mà không thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như: đĩa từ, bảng từ, các loại thẻ thanh toán…

Quy định của pháp luật về chứng từ kế toán

Luật Kế toán 2015 đưa ra các quy định liên quan đến chứng từ kế toán như sau:

Quy định về chứng từ kế toán mới nhất

Về nội dung

Chứng từ kế toán phải có đầy đủ những nội dung sau:

• Tên và số hiệu của chứng từ.
• Ngày/tháng/năm lập chứng từ.
• Tên, địa chỉ của tổ chức, cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ.
• Tên, địa chỉ của tổ chức, cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của CTKT dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến CTKT.

Về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán

• Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập CTKT. Chứng từ chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
• Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ và chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Nếu chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa sẽ không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
• Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
• Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ.
• Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định của pháp luật. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật Kế toán năm 2015. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ chứng từ trên các phương tiện điện tử thì phải đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Tạo lập và quản lý chứng từ kế toán (hóa đơn bán hàng) ngay trên Fast Accounting Online

Việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp các doanh nghiệp lập, lưu trữ và quản lý chứng từ dễ dàng, tránh thất lạc, hư hỏng, tiết kiệm chi phí.

Về việc ký chứng từ kế toán

• Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ phải được thống nhất bởi một người. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
• Chữ ký trên chứng từ phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Cấm ký chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
• Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt, có thể là kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
• Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ giấy.

Tham khảo chữ ký điện tử của CÔNG TY PHẦN MỀM FAST tại đây.

Về việc quản lý và sử dụng chứng từ kế toán

• Thông tin và số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
• Cách sắp xếp chứng từ kế toán theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
• Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu, niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán. Đồng thời, lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
• Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Danh mục mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 133

Danh mục Mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 133 được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, hệ thống chứng từ gồm: Chứng từ tài sản cố định, tiền lương, tiền tệ, hàng tồn kho và bán hàng.

DANH MỤC MẪU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THEO THÔNG TƯ 133

(Ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)

TT	TÊN CHỨNG TỪ	SỐ HIỆU
I. Mẫu Chứng từ kế toán tiền lương
1	Bảng chấm công	01a-LĐTL
2	Bảng chấm công làm thêm giờ	01b-LĐTL
3	Bảng thanh toán tiền lương	02-LĐTL
4	Bảng thanh toán tiền thưởng	03-LĐTL
5	Giấy đi đường	04-LĐTL
6	Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành	05-LĐTL
7	Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ	06-LĐTL
8	Bảng thanh toán tiền thuê ngoài	07-LĐTL
9	Hợp đồng giao khoán	08-LĐTL
10	Biên bản thanh lý nghiệm thu hợp đồng giao khoán	09-LĐTL
11	Bảng kê trích nộp các khoản theo lương	10-LĐTL
12	Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội	11-LĐTL
II. Mẫu Chứng từ kế toán Hàng tồn kho
1	Phiếu nhập kho	01-VT
2	Phiếu xuất kho	02-VT
3	Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa	03-VT
4	Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ	04-VT
5	Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa	05-VT
6	Bảng kê mua hàng	06-VT
7	Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ	07-VT
III. Mẫu chứng từ kế toán Bán hàng
1	Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi	01-BH
2	Thẻ quầy hàng	02-BH
IV. Mẫu chứng từ kế toán Tiền tệ
1	Phiếu thu	01-TT
2	Phiếu chi	02-TT
3	Giấy đề nghị tạm ứng	03-TT
4	Giấy thanh toán tiền tạm ứng	04-TT
5	Giấy đề nghị thanh toán	05-TT
6	Biên lai thu tiền	06-TT
7	Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý	07-TT
8	Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND)	08a-TT
9	Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý)	08b-TT
10	Bảng kê chi tiền	09-TT
V. Mẫu chứng từ kế toán Tài sản cố định
1	Biên bản giao nhận TSCĐ	01-TSCĐ
2	Biên bản thanh lý TSCĐ	02-TSCĐ
3	Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành	03-TSCĐ
4	Biên bản đánh giá lại TSCĐ	04-TSCĐ
5	Biên bản kiểm kê TSCĐ	05-TSCĐ
6	Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ	06-TSCĐ

Trên đây là những thông tin liên quan đến chứng từ kế toán. Nếu bạn có vấn đề gì thắc mắc thì hãy liên hệ với CÔNG TY PHẦN MỀM FAST để nhân viên giải đáp tận tình. Hiện tại công ty có lịch đào tạo phần mềm kế toán Fast Accounting Online định kỳ năm 2022 tại Hà Nội, TPHCM, Đà Nẵng. Bạn có thể bấm đăng ký tại đây.