Thời điểm lập hóa đơn điện tử là yếu tố quan trọng trong việc xác định nghĩa vụ thuế và hạch toán doanh thu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp hiện nay vẫn nhầm lẫn giữa ngày lập hóa đơn, ngày giao hàng và ngày ký số, dẫn đến sai phạm không đáng có. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định mới nhất về thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cách xác định đúng mốc thời gian trong từng trường hợp cụ thể, và hướng dẫn khắc phục nếu đã ghi sai ngày.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử
Thời điểm lập hóa đơn điện tử là gì?
Thời điểm lập hóa đơn điện tử là ngày mà doanh nghiệp ghi nhận trên hóa đơn để xác nhận rằng hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã xảy ra. Đây là mốc thời gian rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thời điểm kê khai thuế, ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp.
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ngày lập hóa đơn phải trùng hoặc sát với ngày thực tế giao hàng, cung cấp dịch vụ. Nếu ghi sai thời điểm này, doanh nghiệp có thể bị xử phạt và hóa đơn bị coi là không hợp lệ.
Ngày lập hóa đơn cũng là căn cứ để xác định thời kỳ khai thuế GTGT đầu ra. Do đó, việc ghi sai ngày sẽ kéo theo việc kê khai thuế sai kỳ, ảnh hưởng đến việc hạch toán doanh thu, thậm chí có thể bị loại chi phí nếu thuế GTGT không được khấu trừ hợp lệ.
Một điểm đáng lưu ý là doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa các mốc thời gian: Ngày lập hóa đơn (ghi trên hóa đơn), ngày ký số (ngày ký điện tử), và ngày giao hàng. Các ngày này cần đồng nhất hoặc hợp lý với thực tế phát sinh giao dịch. Quy định về thời điểm lập hóa đơn theo từng trường hợp cụ thể.
Quy định về thời điểm lập hóa đơn theo từng trường hợp cụ thể
Với giao dịch bán hàng hóa, hóa đơn phải được lập ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Ví dụ, nếu giao hàng ngày 1-6 thì hóa đơn phải lập trong ngày 1-6 hoặc chậm nhất là ngày 2-6 nếu có lý do hợp lệ.
Trong trường hợp cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, hoặc khi kết thúc từng phần nếu hợp đồng chia giai đoạn. Ví dụ, công ty cung cấp dịch vụ thiết kế cho khách theo 2 đợt thanh toán thì hóa đơn từng phần phải lập ngay khi hoàn thành mỗi đợt.
Đối với trường hợp giao hàng nhiều lần trong cùng một hợp đồng, doanh nghiệp có thể sử dụng phiếu xuất kho cho từng lần giao hàng. Sau đó, khi giao xong toàn bộ, mới lập hóa đơn điện tử tổng hợp, ghi rõ số lượng, giá trị từng lần giao.
Lập hóa đơn sai thời điểm sẽ dẫn đến hậu quả như thế nào và làm gì để khắc phục?
Lỗi thường gặp nhất là lập hóa đơn sau ngày giao hàng hoặc lập quá sớm trước khi giao dịch thực tế phát sinh. Nếu bị cơ quan thuế phát hiện, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 4 đến 8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Trường hợp lập sai ngày, doanh nghiệp có thể điều chỉnh bằng cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót (nếu chưa kê khai) hoặc lập hóa đơn điều chỉnh thay thế (nếu đã kê khai). Đồng thời, cần gửi thông báo điều chỉnh đến người mua và thực hiện cập nhật thông tin với cơ quan thuế nếu cần.
Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên tổ chức quy trình kiểm tra chéo giữa bộ phận bán hàng, kho và kế toán để đảm bảo việc lập hóa đơn đúng thời điểm. Ngoài ra, cần đào tạo nhân sự thường xuyên về quy định thuế và hóa đơn mới nhất.
Giải pháp tối ưu: Lập hóa đơn đúng thời điểm với phần mềm Fast e-Invoice
Phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice giúp tạo lập, phát hành hóa đơn dễ dàng, nhanh chóng. Hơn nữa, phần mềm còn được tích hợp trực tiếp với các phần mềm kế toán Fast Accounting, Fast Accounting Online giúp tự động lấy dữ liệu xuất hóa đơn mà không cần nhập lại thủ công, giảm thiểu rủi ro sai sót ngày lập hoặc số liệu, đồng thời giúp lập hóa đơn đúng thời điểm.
Một ưu điểm nổi bật khác của Fast e-Invoice là luôn được cập nhật nhanh các quy định mới nhất của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế. Nhờ vậy, doanh nghiệp yên tâm sử dụng phần mềm mà không lo vi phạm quy định về thời điểm xuất hóa đơn.
