Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ, hệ thống hóa đơn điện tử đang trở thành công cụ không thể thiếu để doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán – thuế, tiết kiệm chi phí và đảm bảo đáp ứng quy định pháp luật. Không chỉ đơn thuần thay thế hóa đơn giấy, hệ thống này còn góp phần nâng cao tính minh bạch, chuyên nghiệp và khả năng quản trị tài chính. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, lợi ích, quy trình triển khai cũng như tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp – một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp vững vàng trong kỷ nguyên số.
Hệ thống hóa đơn điện tử
Hệ thống hóa đơn điện tử là gì?
Khái niệm và chức năng cơ bản
Hệ thống hóa đơn điện tử là tập hợp các phần mềm, thiết bị và quy trình dùng để tạo lập, phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn ở dạng điện tử, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy theo quy định pháp luật hiện hành.
Một hệ thống đầy đủ bao gồm:
- Phần mềm phát hành hóa đơn điện tử.
- Cổng truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế.
- Hệ thống lưu trữ và tra cứu hóa đơn.
- Báo cáo và kiểm soát dữ liệu hóa đơn.
- Khả năng tích hợp với phần mềm kế toán, phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP).
Hệ thống hóa đơn điện tử – Chứng từ điện tử của Tổng cục thuế
Để tra cứu hóa đơn điện tử, chứng từ khấu trừ thuế TNCN, tra cứu DN đăng ký sử dụng HĐĐT – MTT các đơn vị có thể truy cập website chính thức của Tổng cục thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Tại sao doanh nghiệp cần hệ thống hóa đơn điện tử ngay lúc này?
Từ năm 2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp trên toàn quốc.
Hệ thống hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, mà còn mang lại nhiều lợi ích:
- Tự động gửi hóa đơn đến cơ quan thuế đúng thời điểm.
- Giảm sai sót, tăng độ chính xác và minh bạch trong kê khai thuế.
- Rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn và quyết toán.
- Tiết kiệm chi phí vận hành, in ấn và lưu trữ.
Với xu hướng chuyển đổi số trong quản trị tài chính – kế toán, việc triển khai hệ thống hóa đơn điện tử là bước đi thiết yếu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành và kiểm soát rủi ro thuế.
Lợi ích vượt trội khi áp dụng hệ thống hóa đơn điện tử
Tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực
Doanh nghiệp không còn tốn kém cho việc in ấn, gửi bưu điện hay lưu trữ hóa đơn giấy. Thời gian xuất hóa đơn giảm từ vài giờ xuống vài phút nhờ quy trình tự động hóa. Ngoài ra, bộ phận kế toán tiết kiệm được nhiều công sức trong việc tổng hợp, đối chiếu và khai báo thuế.
Đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, tất cả doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Hệ thống hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ yêu cầu về chữ ký số, mã cơ quan thuế, thời điểm lập hóa đơn và định dạng chuẩn XML theo quy định.
Nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch giao dịch
Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ doanh thu, tồn kho, công nợ. Việc truy xuất hóa đơn nhanh chóng và minh bạch còn tăng độ tin cậy trong giao dịch với đối tác, đồng thời là cơ sở vững chắc khi thanh kiểm tra thuế.
Quy trình vận hành hệ thống hóa đơn điện tử tại Việt Nam
Vận hành hệ thống hóa đơn điện tử tại Việt Nam
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần có chữ ký số và phần mềm hóa đơn hợp chuẩn. Sau đó, nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn (mẫu 01/ĐKT-HĐĐT) trên cổng thuế. Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp được phép phát hành hóa đơn điện tử.
Phát hành và gửi hóa đơn
Khi phát sinh giao dịch, doanh nghiệp lập hóa đơn trên phần mềm. Hóa đơn được ký số và gửi đến cơ quan thuế để cấp mã. Sau đó, hóa đơn có thể gửi cho người mua qua email, link tra cứu hoặc in định dạng PDF nếu cần.
Lưu trữ, tra cứu và báo cáo hóa đơn
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ít nhất 10 năm. Hệ thống phần mềm sẽ hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, đối chiếu, xuất báo cáo phục vụ quyết toán thuế, kiểm toán và quản trị nội bộ.
Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp cho doanh nghiệp
Tiêu chí chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín
- Được Tổng cục Thuế công nhận và kết nối thành công với hệ thống thuế.
- Hỗ trợ đầy đủ chức năng ký số, phát hành, gửi hóa đơn, lưu trữ và báo cáo.
- Tính năng bảo mật cao, dễ sử dụng, hỗ trợ khách hàng nhanh chóng.
- Tích hợp với phần mềm kế toán và các hệ thống ERP nếu cần.
Fast e-Invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử tin cậy cho doanh nghiệp
Fast e-Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử do Công ty Phần mềm FAST phát triển, đã kết nối với Tổng cục Thuế và đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật. Phần mềm có thể hoạt động độc lập hoặc tích hợp với các phần mềm kế toán khác của FAST.
Fast e-Invoice không chỉ giúp doanh nghiệp phát hành hóa đơn hợp lệ mà còn hỗ trợ tự động hóa quy trình kế toán, kê khai thuế, báo cáo tài chính. Giao diện thân thiện, bảo mật cao và chính sách hỗ trợ linh hoạt giúp doanh nghiệp yên tâm triển khai mà không cần lo lắng về hạ tầng kỹ thuật.
Việc triển khai hệ thống hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật, mà còn là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh trong thời đại số.