Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán quan trọng trong hoạt động giao dịch và kê khai thuế. Tuy nhiên, không phải hóa đơn nào cũng được xem là hợp lệ theo quy định pháp luật. Nếu sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều rủi ro về thuế và pháp lý. Vậy như thế nào là hóa đơn điện tử không hợp lệ? Những lỗi nào thường gặp và làm sao để phòng tránh?
Hóa đơn điện tử không hợp lệ
Thế nào là hóa đơn điện tử không hợp lệ?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ khi đảm bảo đầy đủ các điều kiện: Có đầy đủ nội dung bắt buộc, được lập đúng thời điểm, có chữ ký số của người bán (và người mua nếu có thỏa thuận), đúng định dạng XML theo quy định, và được gửi đến cơ quan thuế đúng thời hạn.
Nếu hóa đơn thiếu bất kỳ yếu tố nào kể trên hoặc vi phạm quy định về nội dung, thời gian lập, kỹ thuật truyền nhận thì sẽ bị coi là không hợp lệ và có thể bị cơ quan thuế từ chối ghi nhận.
Các điểm mới đáng chú ý theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC bao gồm: bắt buộc gửi hóa đơn đến cơ quan thuế trước hoặc đồng thời với gửi cho người mua; áp dụng định dạng chuẩn XML; quy định rõ các trường hợp hóa đơn phải có mã của cơ quan thuế.
Những lỗi phổ biến khiến hóa đơn điện tử bị vô hiệu
Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải các lỗi khiến hóa đơn điện tử bị coi là không hợp lệ:
- Ghi sai tên, mã số thuế hoặc địa chỉ người mua, người bán khiến thông tin trên hóa đơn không trùng khớp với dữ liệu thuế.
- Thiếu chữ ký số hoặc sử dụng chữ ký số hết hạn, không hợp lệ.
- Lập hóa đơn sai ngày so với ngày giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, hoặc lập hóa đơn trước thời điểm phát sinh giao dịch.
- Gửi hóa đơn muộn so với thời gian quy định, hoặc không thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy trình.
Hậu quả nghiêm trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ
Sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ có gây ra hậu quả nghiêm trọng?
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không hợp lệ có thể đối mặt với nhiều hậu quả pháp lý và tài chính, trong đó có:
- Không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, ảnh hưởng đến chi phí và dòng tiền.
- Không được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt có thể lên đến hàng chục triệu đồng, tùy theo mức độ vi phạm.
Giải pháp để đảm bảo hóa đơn điện tử luôn hợp lệ
Để đảm bảo mỗi hóa đơn điện tử phát hành đều hợp lệ và tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp cần triển khai các biện pháp sau:
- Thiết lập quy trình kiểm tra và phát hành hóa đơn: Kiểm soát kỹ nội dung hóa đơn, đối chiếu thông tin với hợp đồng, biên bản giao nhận hoặc đơn hàng trước khi lập. Đảm bảo ngày lập hóa đơn trùng khớp với thực tế phát sinh.
- Cập nhật liên tục các quy định mới về hóa đơn điện tử: Theo dõi các văn bản hướng dẫn từ Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính để điều chỉnh quy trình phù hợp với chính sách mới.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đáng tin cậy như Fast e-Invoice: Đây là giải pháp được thiết kế để giúp doanh nghiệp tự động kiểm tra lỗi trước khi phát hành hóa đơn, tránh các sai sót phổ biến như thiếu chữ ký số, sai định dạng hay gửi sai thời điểm.
Phần mềm Fast e-Invoice còn có khả năng kết nối trực tiếp với hệ thống cơ quan thuế, giúp gửi hóa đơn đúng quy trình và thời gian quy định. Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ lưu trữ, tra cứu và điều chỉnh hóa đơn tiện lợi – một yếu tố rất quan trọng trong các kỳ quyết toán hoặc khi có sai sót phát sinh.