Doanh nghiệp của bạn đã thật sự “chuyển đổi số” hay mới chỉ dừng ở bước… thay sổ tay bằng Excel? Không phải doanh nghiệp nào cũng phân biệt rõ ràng ba cấp độ chuyển đổi số: Số hóa (digitization), chuyển đổi số hóa (digitalization) và chuyển đổi số (digital transformation). Việc hiểu đúng và xác định đúng giai đoạn không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, mà còn xây dựng lộ trình chuyển đổi phù hợp với nội lực và mục tiêu dài hạn.
Ba cấp độ chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Vì sao doanh nghiệp cần phân biệt rõ ba cấp độ chuyển đổi số?
Tránh nhầm lẫn giữa số hóa, chuyển đổi số hóa và chuyển đổi số
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đánh đồng ba khái niệm: Số hóa (digitization), chuyển đổi số hóa (digitalization) và chuyển đổi số (digital transformation). Việc hiểu sai dẫn đến áp dụng sai, gây lãng phí nguồn lực và thất bại trong chiến lược dài hạn. Mỗi cấp độ có bản chất, mục tiêu và cách triển khai riêng, cần nhận diện rõ để định hướng đúng đắn.
Tối ưu nguồn lực và đầu tư đúng giai đoạn
Xác định đúng cấp độ giúp doanh nghiệp tránh đầu tư dàn trải hoặc áp dụng công nghệ vượt quá khả năng vận hành. Khi doanh nghiệp còn ở giai đoạn đầu, việc triển khai nền tảng số toàn diện sẽ tạo áp lực không cần thiết. Ngược lại, khi đã đủ điều kiện mà vẫn dừng ở cấp độ sơ khai, sẽ làm giảm hiệu quả cạnh tranh.
Phù hợp với năng lực nội tại và chiến lược dài hạn
Mỗi doanh nghiệp có nội lực, văn hóa, đội ngũ và khả năng tài chính khác nhau. Việc phân biệt rõ cấp độ sẽ giúp doanh nghiệp triển khai chuyển đổi số theo lộ trình khả thi, tránh bị động và sớm định hình được giá trị lâu dài mà công nghệ mang lại.
| Cấp độ | Tên gọi | Đặc điểm | Ví dụ | Lợi ích chính |
| Cấp độ 1 | Số hóa (Digitization) | Thay thế giấy tờ bằng dữ liệu điện tử | Sử dụng Excel thay sổ tay, hóa đơn điện tử thay hóa đơn giấy | Tăng tốc độ xử lý, giảm sai sót thủ công |
| Cấp độ 2 | Chuyển đổi số hóa (Digitalization) | Liên kết và xử lý dữ liệu theo quy trình tự động | Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử, phần mềm quản lý kho | Tăng năng suất, giảm nhân sự, dễ kiểm soát |
| Cấp độ 3 | Chuyển đổi số (Digital Transformation) | Tái cấu trúc vận hành dựa trên dữ liệu và nền tảng số | CRM tích hợp ERP, kinh doanh đa kênh, vận hành trên nền tảng cloud | Mô hình linh hoạt, thích ứng thị trường, tăng trưởng bền vững |
So sánh ba cấp độ chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Cấp độ 1 – Số hóa (Digitization): Ghi nhận thông tin bằng công nghệ
Đặc điểm: Thay thế quy trình giấy tờ bằng dữ liệu điện tử
Số hóa là bước đầu tiên trong hành trình chuyển đổi số, khi doanh nghiệp bắt đầu thay thế tài liệu giấy, thủ công bằng các dạng thông tin điện tử. Hoạt động vẫn mang tính cá nhân và rời rạc, chưa có sự kết nối giữa các bộ phận.
Ví dụ: Sử dụng Excel thay sổ tay, hóa đơn điện tử thay giấy
Việc dùng bảng tính để ghi chép thay vì sổ tay, hay chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là những ví dụ điển hình cho cấp độ số hóa. Mục tiêu chính là lưu trữ, truy xuất dữ liệu nhanh và thuận tiện hơn.
Lợi ích: Tăng tốc độ xử lý, giảm sai sót thủ công
Số hóa giúp doanh nghiệp giảm thời gian ghi chép, hạn chế lỗi do thao tác tay và dễ dàng tìm kiếm, đối chiếu thông tin khi cần. Tuy nhiên, đây mới chỉ là bước khởi đầu, chưa giúp nâng cao hiệu quả vận hành.
Cấp độ 2 – Chuyển đổi số hóa (Digitalization): Tự động hóa quy trình
Đặc điểm: Liên kết và xử lý dữ liệu theo quy trình tự động
Chuyển đổi số hóa là giai đoạn doanh nghiệp bắt đầu xây dựng quy trình tự động dựa trên dữ liệu điện tử. Các bộ phận bắt đầu liên kết với nhau qua phần mềm, từ đó giảm thời gian xử lý thủ công và tăng độ chính xác.
Ví dụ: Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử, quản lý kho
Một hệ thống kế toán tích hợp quản lý kho và hóa đơn điện tử là ví dụ rõ nét. Dữ liệu từ bộ phận bán hàng được chuyển trực tiếp về kế toán, kho hàng và thống kê – không còn sự gián đoạn, nhập tay hay sai lệch.
Lợi ích: Tăng năng suất, giảm nhân sự, dễ kiểm soát
Với quy trình tự động hóa, doanh nghiệp có thể tối ưu vận hành, tiết kiệm chi phí nhân sự và quản lý minh bạch hơn. Đây là bước chuyển rõ nét từ thủ công sang vận hành thông minh.
Cấp độ 3 – Chuyển đổi số (Digital Transformation): Tái cấu trúc toàn diện
Tái cấu trúc toàn diện
Đặc điểm: Tổ chức vận hành dựa trên dữ liệu số và nền tảng số
Chuyển đổi số không đơn thuần là ứng dụng công nghệ, mà là quá trình tái cấu trúc toàn diện cách doanh nghiệp vận hành. Doanh nghiệp xây dựng mô hình kinh doanh mới, dựa vào dữ liệu thời gian thực và các nền tảng số kết nối toàn bộ hệ sinh thái nội – ngoại bộ.
Ví dụ: Kinh doanh đa kênh, CRM tích hợp ERP, nền tảng cloud
Một doanh nghiệp triển khai bán hàng đa kênh (online – offline), kết nối khách hàng bằng hệ thống CRM, tích hợp với ERP quản trị toàn bộ chuỗi cung ứng và vận hành trên cloud – chính là đang ở cấp độ chuyển đổi số toàn diện.
Lợi ích: Mô hình linh hoạt, thích ứng thị trường, tăng trưởng bền vững
Khi đạt đến cấp độ này, doanh nghiệp có khả năng phản ứng nhanh với biến động thị trường, tạo ra trải nghiệm khách hàng nhất quán và nâng cao khả năng mở rộng quy mô mà không cần tăng mạnh nguồn lực.
Doanh nghiệp xác định cấp độ và xây dựng lộ trình chuyển đổi ra sao?
Đánh giá nội lực: Nhân sự, tài chính, văn hóa doanh nghiệp
Bước đầu tiên là nhìn lại khả năng hiện có: Đội ngũ nhân sự đã quen với công nghệ chưa? Nguồn lực tài chính có đủ để đầu tư công nghệ phù hợp? Văn hóa doanh nghiệp có sẵn sàng đổi mới? Đây là nền tảng để chọn đúng cấp độ chuyển đổi.
Bắt đầu nhỏ, ưu tiên những quy trình tạo giá trị
Doanh nghiệp không cần làm tất cả trong một lần. Có thể bắt đầu từ quy trình tạo ra giá trị rõ rệt như kế toán, bán hàng, hóa đơn, quản lý nhân sự. Những kết quả tích cực từ các quy trình này sẽ tạo tiền đề và niềm tin để mở rộng các mảng khác.
Lựa chọn công cụ phù hợp theo từng giai đoạn
Các phần mềm nội địa như Fast Accounting Online (FAO) – kế toán online dễ dùng, Fast e-Invoice – hóa đơn điện tử tích hợp, hoặc Fast CRM Online, Fast HRM Online giúp doanh nghiệp từng bước số hóa quy trình. Ưu điểm là giao diện tiếng Việt thân thiện, chi phí hợp lý, đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật và phù hợp với từng cấp độ chuyển đổi.
Hiểu đúng và phân biệt rõ ba cấp độ chuyển đổi số là yếu tố sống còn để doanh nghiệp không “đốt tiền” vào công nghệ nhưng không tạo ra hiệu quả. Với lộ trình phù hợp, công cụ dễ triển khai và chiến lược linh hoạt, chuyển đổi số sẽ không còn là gánh nặng mà trở thành đòn bẩy tăng trưởng bền vững cho mọi doanh nghiệp – dù lớn hay nhỏ.