Phần mềm kế toán nền tảng đám mây: Những gì bạn cần biết

Bạn có chú ý rằng ngày càng nhiều tổ chức đang dịch chuyển sang môi trường điện toán đám mây (cloud-based). Điều này có lẽ đã xảy ra ở tổ chức của bạn. Đừng quá ngạc nhiên, vì vào năm 2016, trung bình một tổ chức sử dụng ít nhất 13 nền tảng đám mây.

Gartner dự báo, vào năm 2018, sẽ có từ 40-50% người dùng doanh nghiệp chuyển các hệ thống hợp tác và truyền thông của mình sang nền tảng đám mây. Bên cạnh đó, báo cáo từ IDC (International Data Corporation) cũng cho rằng thị trường phần mềm đám mây sẽ tiếp tục tăng trưởng ở mức 18,8%. Một trong những yếu tố chính thúc đẩy sự thâm nhập của phần mềm đám mây là các doanh nghiệp nhỏ. Các công ty này đang dựa trên các lựa chọn giao hàng tiên tiến để giữ chi phí ở mức thấp và tối ưu hoạt động chức năng.

Tăng trưởng nhanh chóng với môi trường đám mây

Đầu tư vào phần mềm đám mây cho phép các tổ chức thúc đẩy đổi mới kỹ thuật số, đồng thời tạo ra các kết nối liên chức năng trôi chảy hơn. Giải pháp đám mây ngày nay cực kì mở và cho phép chuyển đổi thông tin dễ dàng giữa các hệ thống. Mỗi bộ phận có thể đưa ra lựa chọn tốt nhất dựa trên nhu cầu tối đa hoá kết quả của mình.

ERP trên nền đám mây có ưu việt? Có.

Có nhiều cách giải thích cho việc ERP nền tảng đám mây ưu việt hơn giải pháp kế toán on-premise (cài đặt trọn gói, trả tiền một lần). Ví dụ, nhờ chạy trên đám mây, các tổ chức tiết kiệm tiền đáng kể cho phần cứng và chi phí bảo trì. Môi trường đám mây cung cấp các cập nhật tự động, điều này thay đổi cách thức bộ phận kế toán vận hành. Giải pháp đám mây có xu hướng nhanh và hiệu quả khi thực hiện công việc kế toán hơn các công nghệ trước đây. Giải pháp này cải thiện trải nghiệm người dùng và liên tục cải tiến để theo kịp sự chuyển đổi của thị trường và hoạt động vận hành. Nền tảng đám mây giảm được nhiều thách thức mà bộ phận kế toán phải trải qua mỗi ngày.

Các thách thức với phần mềm kế toán truyền thống

• Dữ liệu trong hệ thống không được cập nhật

• Dựa chủ yếu trên các bảng tính Excel

• Phần mềm chỉ được cài tại một địa điểm

• Dữ liệu sao lưu có thể cồng kềnh

• Cập nhật không thường xuyên

CPA Practical Advisor từng liệt kê các trở ngại phổ biến của kế toán trong doanh nghiệp nhỏ như tài khoản phải thu, dòng tiền, quản lý công việc giấy tờ, hoàn thành báo cáo tháng, và trả lương. Cơ quan này lưu ý rằng có 83% chủ doanh nghiệp trả lời khảo sát cho biết họ thậm chí không có khả năng kiểm tra các hệ thống quản lý của mình.

Khi tiếp cận kế toán bằng những quy trình và thực tiễn cũ kỹ, những loại vấn đề này sẽ gây tổn hao cho công ty nghiêm trọng dưới dạng các ràng buộc về ngân sách, hoặc không tuân thủ các tiêu chuẩn ngành.

Các lợi thế của phần mềm kế toán đám mây

• Tổng quan tình hình tài chính theo thời gian thực.

• Cập nhật tự động, đảm bảo bạn truy cập được vào các tính năng tốt nhất và các biện pháp an ninh.

• Truy cập dữ liệu từ nhiều vị trí khác nhau - trong thế giới điều khiển từ xa, điều này có thể đảm bảo đưa ra các quyết định tài chính hiệu quả nhất.

• Mọi thứ chạy trên đám mây và dữ liệu của bạn được sao lưu tự động.

• Truyền thông tốt hơn giữa các phòng ban và nhà cung cấp.

Như bạn có thể thấy, có nhiều lợi ích khi trang bị môi trường đám mây cho hệ thống ERP. Tuy nhiên, trong tâm trí bạn có thể tự hỏi nó an toàn ra sao: Tôi có đang đặt những rủi ro không cần thiết vào tổ chức của mình? Nói nào ngay, luôn tồn tại rủi ro cho cả phần mềm on-premise lẫn đám mây. Tuy nhiên, với việc ngày càng nhiều tổ chức chuyển sang sử dụng đám mây, an toàn dữ liệu chính là quan tâm số một của mọi nhà cung cấp. Gartner dự báo vào năm 2020, 95% lỗi bảo mật đám mây sẽ đến từ người dùng. Các tổ chức có thể giảm đáng kể rủi ro này bằng việc kích hoạt chế độ chặn IP, uỷ quyền hai bước, hoặc cài đặt thời gian mặc định cho mỗi phiên truy cập.

3 điều cần nhớ

Khi bạn được hỏi về việc một tổ chức nên hay không nên chuyển phần mềm kế toán của mình sang đám mây, hãy nhớ 3 điều này trong đầu:

1. Nếu bạn chọn đúng giải pháp, dữ liệu của bạn sẽ bảo đảm an toàn và dễ dàng truy cập. Điều này nghĩa là việc tìm kiếm nền tảng là cần thiết. Có những hệ quả thực sự khi các doanh nghiệp nhỏ tiếp cận việc lựa chọn và triển khai ứng dụng đám mây mà thiếu bức tranh lớn. Thông thường, họ chọn sản phẩm phù hợp với quy mô của mình vào thời điểm hiện tại, chứ không phải sản phẩm có khả năng phát triển cùng với sự phát triển của doanh nghiệp. Khi các công ty đẩy nhanh quy trình, họ có thể phát sinh những chi phí vận hành không ngờ tới, mất đi khả năng báo cáo theo thời gian thực, và phát sinh chi phí. Hãy dành thời gian và tìm giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu cho hiện tại lẫn tương lai 5 năm sau.
2. Với môi trường đám mây, bạn có khả năng làm việc mang tính cộng tác nhiều hơn. Bạn có thể truy cập hệ thống từ bất cứ đâu. Thay vì giao tiếp thông qua Excel, bạn có thể thấy các cập nhật và báo cáo tài chính theo thời gian thực. Như thể bạn ở trong cùng căn phòng và làm việc cạnh nhau.
3. Chọn một giải pháp có các biên bản kiểm tra (audit trail)  liên tục. Chúng ta đều sợ kiểm toán. Tuy nhiên, tìm ra giải pháp kế toán đúng đắn có thể cung cấp một công cụ tuân thủ có tính cộng tác để nắm bắt vì sao điều gì đó được hoàn thành. Nó giúp tránh khỏi việc đoán mò “Tôi nghĩ việc này là bởi vì…”. Ví dụ, trong quá trình kiểm toán, người kiểm soát có thể lôi ra một giao dịch có chứa các trao đổi đã được lưu lại và các tài liệu hỗ trợ được đính kèm. Người này không chỉ trả lời các câu hỏi của kiểm toán viên về việc cái gì và khi nào nó được hoàn thành mà còn vì sao nó được hoàn thành.

Tóm lại, hy vọng rằng bạn sẽ bỏ công nghiên cứu nhiều hơn hoặc tìm hiểu kỹ hơn giải pháp đám mây. Hãy nghiên cứu mọi ưu và khuyết và hiểu đầy đủ về rủi ro. Cuối cùng, tất cả điều này là để tìm được đúng giải pháp cho tổ chức của bạn.

Lược dịch từ accountexnetwork.com